Menadžeri se stalno pitaju „Kako povećati profit i vrednost kompanije?“. Jedan od važnijih koraka ka tom cilju, pored formiranja adekvatnih usluga i zadobijanja poverenja klijenata, jeste bolja organizacija i upravljanje imovinom preduzeća. Nju čine sva pokretna i nepokretna sredstva koja se koriste u poslovanju. Organizacije koje poslovanje zasnivaju na dugoročnim planovima rasta i razvoja trebalo bi da na adekvatan način upravljaju imovinom. Sa razvojem IT-ja preduzeća sve više koriste softver koji im olakšava svakodnevno poslovanje. Postoji više IT rešenja za upravljanje imovinom preduzeća, a pojedine kompanije odlučuju se i za interni razvoj programa pomoću kojeg bi se vodila evidencija o kompletnoj pokretnoj i nepokretnoj imovini.
Upravljanje imovinom pomoću namenskih programa preduzeća često doživljavaju kao trošak koji im ne može doprineti povećanju zarade. Iako je trošak neminovan kod nabavke adekvatnih alata, pravilnim upravljanjem sredstvima i korišćenjem nekog od postojećih IT alata mogu se ostvariti uštede koje u proseku iznose oko 20 odsto, u šta su se uverile i mnoge kompanije na domaćem tržištu. Pojedine organizacije prijavile su da su uvođenjem adekvatnih softverskih rešenja ostvarile uštede koje su dostizale i do 40 odsto.
Evidencija osnovnih sredstava
Prednosti softverskog rešenja u upravljanju imovinom preduzeća
• Bolja kontrola troškova
• Fleksibilnije upravljanje i bolja iskorišćenost osnovnih sredstava
• Integrisane preporuke međunarodnih standarda o upravljanju imovinom preduzeća
• Ušteda i preko 20 odsto
• Lakša evidencija otpisa osnovnih sredstava
• Olakšana analiza i izveštavanje za potrebe ulaganja u postojeća ili nabavke novih osnovnih sredstava
Evidencija unosa osnovnih sredstava (OS) je neophodan početak kako bi se pratila nova ili postojeća osnovna sredstva preduzeća. Firme koje žele da unaprede svoje poslovanje nastoje da u svakom trenutku znaju koja OS poseduju, da li se koriste, gde se nalaze i ko je za njih zadužen. Upravljanje imovinom preduzeća veoma je važno sa stanovišta evidencije i praćenja životnog ciklusa svakog osnovnog sredstva.
Važno je napraviti razliku između osnovnih sredstava i sitnog inventara. U sitan inventar spadaju sredstva koja imaju kratak period amortizacije, najčešće su to tastatura, miš, flash memorija, alat, radna odeća i slično. Razlika se ogleda u tome što se sitan inventar u startu posmatra kao potrošna roba, pa se njegov otpis najčešće radi jednokratno, u trenutku kada se stavi u korišćenje.
Osnovna sredstva mogu da budu materijalna, kao što su zemljište, zgrade, računari, mašine i slično, ili nematerijalna, kao što su patenti i licence. OS ne menja fizički oblik, ima svoj životni vek i ciklus, vreme trajanja i nabavnu vrednost. Nabavna vrednost se, uglavnom, vremenom smanjuje, prenoseći svoju vrednost na gotove proizvode ili usluge organizacije korišćenjem tih osnovnih sredstava.
Svako OS pri ulazu u organizaciju definiše se s nekoliko osnovnih parametara, kao što su lokacija, šifra sredstva, datum nabavke (aktiviranja), inventarski broj, broj fakture itd. Zbog tačnije evidencije treba navesti još neke parametre kao što su jedinica mere, količina osnovnog sredstva, amortizaciona i revalorizaciona grupa. Ovo svakako nisu i jedini parametri, već oni zavise od delatnosti kojom se preduzeće bavi, kao i tipa osnovnog sredstva. Veća fleksibilnost softvera u pogledu parametrizacije OS doprinosi preciznijoj evidenciji i boljem upravljanju imovinom preduzeća.
Nabavka više osnovnih sredstava istog tipa može da se evidentira na dva načina. U prvom slučaju, svako osnovno sredstvo dobije svoj inventarski broj, bez obzira na to da li je nabavljeno zajedno s drugim osnovnim sredstvima ili ne. Tada je količina po inventarskom broju jednaka 1. Ako se evidencija radi na taj način, potrebno je više vremena za unos osnovnih sredstava, ali lakše se prate informacije o lokaciji, održavanju, korisniku, rashodovanju itd. Drugi način bio bi da sva osnovna sredstva istog tipa nabavljena od istog dobavljača dobijaju zajednički inventarski broj. Tada je količina po inventarskom broju veća od 1. Takav način evidentiranja olakšava unos osnovnih sredstava, ali može se izgubiti informacija o jedinstvenoj lokaciji svakog osnovnog sredstva, kao i druge vitalni podaci.
Određivanje trenutne vrednosti
ISO 55000 Asset Managament
Međunarodna organizacija za standardizaciju (ISO) objavila je seriju standarda ISO 55000 koji se odnose na upravljanje sredstvima organizacije. Kao osnova poslužio je standard za upravljanje fizičkim sredstvima organizacije PAS 55:2008, objavljen u Britaniji. Za razliku od njega, ISO 55000 ne razmatra samo upravljanje osnovnim sredstvima već definiše upravljanje četiri nove kategorije sredstava: ljudski resursi, finansijska, informaciona i nematerijalna sredstva. Standard je tako primenljiv na sva preduzeća, kako po veličini tako i po delatnosti kojom se bave. Neki od zahteva ISO 55000 jesu da postoji politika upravljanja OS, da se definišu strategije, ciljevi, planovi, kao i rezervni planovi i da se odredi predstavnik rukovodstva sa stanovišta upravljanja OS. Još jedna značajna stvar koju navodi standard jeste ta da vrednost osnovnih sredstava ne treba potcenjivati, jer na osnovu analize OS menadžment kompanije treba da donese adekvatne odluke u vezi s konsolidacijom preduzeća.
Pri određivanju trenutne vrednosti osnovnog sredstva uzima se u obzir nabavna vrednost i amortizacioni plan koji je dodeljen posmatranom OS. Amortizacija predstavlja postepeno umanjenje vrednosti tokom perioda korišćenja osnovnih sredstava u toku svog životnog ciklusa u okviru preduzeća. Amortizaciona grupa definisana je očekivanim vremenom trajanja OS u periodu eksploatacije. Svakom osnovnom sredstvu prilikom unosa u sistem dodeljuje se odgovarajuća amortizaciona grupa. Nakon isteka trajanja OS vrednost mu je minimalna (često jedan dinar). S druge strane, trenutna vrednost OS ne mora nužno da bude manja, već može da bude i veća ili jednaka nabavnoj vrednosti, a na to najveći uticaj ima tržište.
Tokom eksploatacije osnovno sredstvo može da menja svoju namenu u zavisnosti od potrebe. Tom prilikom, može se koristiti samostalno, kao deo nekog drugog OS ili kombinovati s više različitih osnovnih sredstava. Da bi se postigla ovako složena evidencija, neophodno je koristiti određeni softver koji će omogućiti praćenje vrednosti osnovnog sredstva, bilo da je ono samostalno ili u kombinaciji s drugim osnovnim sredstvom.
Evidencija otpisa osnovnih sredstava obavlja se periodično, uglavnom jednom godišnje. Tom prilikom određuju se amortizaciona i revalorizaciona vrednost i analizira se potreba za dodatnim ulaganjem u postojeća osnovna sredstva. U obračunu amortizacije osnovnih sredstava može se kreirati određena vrednost i često taj iznos predstavlja značajnu finansijsku stavku prilikom procene vrednosti preduzeća. Upravljanje pokretnom i nepokretnom imovinom propisano je internim aktima preduzeća, u zavisnosti od tipa, namene ili usmerenosti organizacije. Vanrednom odlukom, kada to zahtevaju potrebe poslovanja, može se uraditi drugačija procena od propisane. Tada je veoma važno imati softversko rešenje koje to može da isprati, što nekada nije slučaj kada se koriste interna rešenja unutar kompanije.
Softverska rešenja
Za potrebe osnovne evidencije sredstava u preduzeću mogu se koristiti tabele u Excel-u ili nekom sličnom programu opšte namene, a može se i interno razviti aplikacija koja bi trebalo da omogući lakšu evidenciju i praćenje OS. Postoji više rešenja koja su razvile velike kompanije, a neka od njih su IBM Maximo Asset Management i SAP Enterprise Asset Management (EAM), koji se već godinama po svetskim analizama (Gartner – Magic Quadrant for Delivery Utility Enterprise Asset Management) nalaze u vrhu. Maximo Asset Management baziran je na iskustvima velikih preduzeća u svim industrijskim sektorima. Kako navode u IBM-u, Maximo se može prilagoditi korisniku, odnosno potrebama preduzeća, i tako doprineti boljoj optimizaciji poslovanja i upravljanju IT i ne-IT servisima. SAP rešenje ima dobru organizaciju osnovnih sredstava, dovoljno je fleksibilno, bazirano na očekivanim standardima i prilagodljivo različitim organizacijama. Takođe, podržane su i sigurnosne provere i postoji mogućnost evidentiranja i izveštavanja preko mobilnih aplikacija. SAP EAM doprinosi umanjenju organizacionih rizika, kao i troškova, a povećava performanse izveštavanja s mogućnošću centralizovanog praćenja i kontrole.
Sva ova rešenja razvijali su čitavi timovi stručnjaka i primenljiva su u različitim oblastima poslovanja. Korišćenjem već postojećeg rešenja postižu se veće uštede jer zaposleni koji su za to zaduženi troše manje vremena da bi napravili evidenciju OS, koja je uz to preglednija, fleksibilnija i preciznija. Softverska rešenja za upravljanje imovinom preduzeća našla su primenu i doprinela smanjenju troškova u bankama, osiguravajućim društvima, javnim preduzećima, ICT firmama, telekomunikacionim korporacijama, kliničkim i bolničkim centrima, farmaceutskim kompanijama itd.
Svako preduzeće trebalo bi da na osnovu analize svog poslovanja i imovine kojom upravlja izabere rešenje koje može doprineti efikasnijem poslovanju i većoj uštedi. Samostalni razvoj ili kupovinu programskog rešenja za evidenciju osnovnih sredstava ne treba posmatrati kao trošak za preduzeće, već kao ulaganje koje na duže vreme može doprineti smanjenju troškova i kreirati dodatnu vrednost preduzeću.
|
