Nikome ne bi palo na pamet da potroši par hiljada dinara na cipele pre nego što ih je pažljivo isprobao. A opet, kada trošimo par hiljada nečega što nisu dinari na novi informacioni sistem, moramo to da uradimo "na poverenje" - možemo da vidimo kako radi, ali ne možemo da znamo da li je pravljen po našoj meri. Kako onda izabrati novu generaciju poslovnog softvera za firmu?
ERP sistem i prateće programe danas smatramo digitalnim krvotokom firme - važan deo vremena zaposleni provode popunjavajući maske i analizirajući izveštaje koje ERP generiše. Malo koja firma ima ambicije (a pogotovu resurse) da sama razvija ERP koji bi bio baziran na njenim zahtevima, pa ostaje da se prilagodimo nečemu što su drugi razvili, imajući u vidu potrebe neke generičke firme, onako kako je oni vide. Srećom, ponuda na tržištu je bogata pa ćete naći nešto što se oslanja na vaš način razmišljanja o poslovanju. Za detalje ćete lako, implementator će ih prilagoditi vama... ili će vas (što je češći slučaj) ubediti da se vi prilagodite njima. Eto ključne razlike u odnosu na kupovinu cipela - nema šanse da se prilagodite cipelama koje su za broj-dva manje od onoga što vam je potrebno, ali se na logiku softvera vremenom naviknete. Posle par godina ne možete da zamislite drugačiji rad.
Nema, naravno, razloga da se navikavate na nešto što vam deluje odbojno, a jedan od važnih filtera kroz koji vaša odluka treba da prođe jeste pitanje knjigovodstva. Manje firme su knjigovodstvo verovatno prepustile nekoj agenciji, dok veće firme imaju službu koja se time bavi. Knjigovodstvo zahteva poseban način razmišljanja, koji može da deluje odbojno - ako kupite računar, prirodno vam je da evidentirate taj trošak kao "kupovinu opreme", ali ne i da imate nekakva konta s čudnim brojevima koja stalno moraju da budu u ravnoteži, pa vam izgleda kao da vas neko tera da jednu kupovinu evidentirate na dva mesta. Vremenom shvatite zašto je ovaj sistem univerzalan, ali ako ne želite da ulazite u svet knjigovodstva, svakako izaberite drugačije koncipiran ERP. I obrnuto - ako vam je razmišljanje u knjigovodstvenim okvirima blisko, jasno vam je u kom smeru da tragate za ERP-om.
Sledeća važna komponenta je mogućnost prilagođavanja sistema - svaki ERP ima sve što je potrebno za upravljanje poslovanjem, ali možda vaša firma ima neke specijalne potrebe koje trenutno rešavate posebnim, namenski pisanim softverom. Uradićete veliki posao ako funkcije tog softvera ugradite u osnovni ERP, jer ćete u protivnom iste stvari raditi po više puta, uz povremene greške i nekonzistentne podatke u bazama. I najzad, najveća noćna mora svakog korisnika poslovnog softvera je da firma koja ga je razvijala nestane s tržišta, te da nema ko da održava i unapređuje softver. Zato je reputacija kompanije od koje kupujete veoma važna, a ceni se i zasnivanje softvera na nekoj univerzalnoj platformi, u kom slučaju možete da promenite implementatora ukoliko iz bilo kog razloga ne budete zadovoljni firmom koja je softver instalirala kod vas.
Kada rešite ključna pitanja, prelazite na dogovore o detaljima, među kojima je trenutno aktuelan cloud kao savršeno rešenje za manje firme, a i izazov za one veće. U svakom slučaju, ne vredi odlagati neizbežno - ako još niste uveli ERP ili niste zadovoljni sistemom koji koristite, krenite napred, prema boljem rešenju. Možda neće biti jednostavno, ali posmatrajte taj problem kao izazov, pa ćete kroz nekoliko meseci poslovati efikasnije. Srećno!
