Mala i srednja preduzeća - razum i osećajnost

Mala i srednja preduzeća najčešće raspolažu skromnim budžetom, mali broj ljudi angažovanih je na više poslova istovremeno, a vreme raspoloživo za stručno usavršavanje je minimalno. Vlasnik je najčešće i direktor koji je konstantno zauzet tekućim poslovnim aktivnostima i u stalnoj vezi s nekolicinom ključnih ljudi od poverenja koji su izrasli u direktore (relativno nejasno definisanih) sektora. Skoro sve odluke donosi vlasnik/direktor i one su najčešće intuitivne i kratkoročne. Ne postoji jasna struktura organizacije s definisanim procesima, tokom informacija i lancem odlučivanja. Struktura je „organska“, izrasla tokom godina, s fleksibilnim poslovnim procesima, opisima poslova i zaduženjima. Pravila su, ako postoje, tu da se krše, a univerzalno pravilo je da „smo uvek to tako radili“.

Znanje o informacionim sistemima je ograničeno, s još skromnijim znanjem o upravljanju njima, a menadžment često i ne koristi „to čudo“ jer nema vremena. Često nema nikoga u firmi ko se bavi IT-jem, a obično nema ni partnera koji se brine o tome. Tehničko znanje dolazi iz ad hoc intervencija nekog ko se „razume u te kompjutere“. Ako poslovni softver postoji, najčešće je to neki napredniji računovodstveni softver koji istovremeno koristi i računovođa kod kog zapravo stoje svi podaci. Ako nešto treba od podataka za banke ili državne organe, zove se računovođa koji te podatke i dostavlja. Upotreba takvog rešenja najčešće je na osnovnom nivou: praćenje stanja zaliha, pravljenje predračuna i izdavanje računa/otpremnica, bez planiranja i ozbiljnijih analiza poslovanja. Osećaj je ključ uspešnosti i naravno fleksibilna i brza prilagođavanja novim tržišnim uslovima.

Koliko ovaj opis odgovara realnosti? I kako postaviti temelj za dalji rast? Koji su to izazovi i problemi i na koji način se mogu prevazići? Kako uz što manje muke savladati ove prepreke?

Malo statistike

Ako pogledamo redovno godišnje saopštenje o poslovanju privrede u Republici Srbiji 2017. Agencije za privredne registre, videćemo da mikropreduzeća čine 88,98 odsto, mala preduzeća 9,42 odsto, a srednja preduzeća 1,29 odsto od ukupnog broja preduzeća. Velika preduzeća čine svega 0,31 odsto. Iako malobrojna, velika privredna društva zapošljavaju blizu 30 odsto ukupno zaposlenih. Sledeća po udelu su mala preduzeća sa skoro 28 odsto, a prate ih mikro sa 21,66 odsto i srednja sa 20,68 odsto ukupnog broja zaposlenih. Slično je i sa strane prihoda jer su najveći prihod ostvarila velika privredna društva, 41,95 odsto, za njima idu mala sa 25,16 odsto, zatim srednja sa 20,70 odsto i mikro sa 12,19 odsto.

Mala i srednja preduzeća čine najzdraviji segment privrede, s relativno stabilnom finansijskom strukturom, pozitivnim rezultatima i značajnim učešćem u ukupnom dobitku privrede. U mikrosegmentu je velika borba sa svim parametrima, a najuspešniji će naći način da pređu u segment malih i srednjih preduzeća. Za velike, situacija je uglavnom pozitivna, kako se i očekuje.

S druge strane imamo redovni godišnji izveštaj Republičkog zavoda za statistiku o upotrebi informaciono-komunikacionih tehnologija u Republici Srbiji za 2018. godinu. Ovaj izveštaj obuhvata samo preduzeća s više od 10 zaposlenih, što će reći da je većina privrede (brojčano gledano) van bilo kakve analize – mikropreduzeća su ovde nevidljiva, iako brojčano čine blizu 89 odsto ukupnog broja preduzeća.

Sva preduzeća koriste računare i sva imaju pristup Internetu. Više od 80 odsto svih preduzeća ima Web sajt i dobar deo njih ga aktivno koristi za predstavljanje svojih proizvoda i usluga, ali i dalje samo jedna četvrtina (25 odsto) pruža mogućnost poručivanja svojih proizvoda i usluga putem Interneta. Ovi procenti su nešto niži kod malih i srednjih preduzeća, što je i očekivano. Kada je reč o malim i srednjim preduzećima, većinu IT usluga dobijaju od spoljnih IT dobavljača, odnosno veoma retko imaju interni IT, ali je iznenađujuće da je više od 40 odsto MSP imalo otvorena radna mesta za IT koja je bilo teško popuniti. Ovaj deo je posebno interesantan jer ukazuje da svest o primeni i značaju podrške postojećim IT rešenjima raste, ali da MSP s malo uspeha uspevaju da angažuju interne IT stručnjake te se većinom oslanjaju na partnere za IT. Što bi se reklo, na zapadu ništa (preterano) novo.

Izazovi i problemi

Iako tržište poslovnog softvera raste, još postoji dosta izazova i problema s kojima se suočavaju kompanije u segmentu malih i srednjih preduzeća, posebno što njima poslovni softver možda može i najviše pomoći da postave temelj za dalji rast i razvoj. Na ovom mestu izdvojićemo nekoliko ključnih izazova i problema s kojima su se kompanije u ovom segmentu srele ili bi se mogle sresti u budućnosti. U nastavku, poslovni softver posmatraćemo kroz prizmu sistema za sveobuhvatno upravljanje kompanijskim resursima (ERP).

Svest i percepcija Mala i srednja preduzeća imaju minimalnu svest o značaju i korišćenju ERP sistema i šta takvi sistemi mogu da urade za njih. Oni uglavnom smatraju da je ERP magični štapić koji će im pomoći da reše poslovne probleme, bilo da je reč o kvalitetu, procesima ili nečem trećem. Činjenica je da ERP donosi više discipline u procesima i podiže nivo transparentnosti u načinu rada u organizaciji. Kada te neefikasnosti počnu da isplivavaju kreće nervoza, a tada se često implementacije produžavaju i povećavaju troškovi, što dovodi do novih problema.

Dodatno, mala i srednja preduzeća percipiraju da su ERP sistemi namenjeni samo velikim firmama. Razlog za takvu percepciju jeste to što većina malih i srednjih preduzeća smatraju da ERP prate visoki troškovi nabavke, implementacije i održavanja, kao i generalno kompleksnost. Dobar deo njih smatra da im ERP zapravo i ne treba.

Prethodno iskustvo Česta tema u MSP segmentu jesu i neuspešne i poluuspešne implementacije poslovnog softvera u kompanijama s kojima sarađuju, a koje su često dosta veće od njih. Takve informacije uglavnom dolaze od polupouzdanih izvora i često se prihvataju kao istina u čaršijskim pričama (neke ne bez osnova, nažalost), ali ih MSP svakako ne proveravaju i primenjuju sistem „ako ne pokušam, nema šanse da ne uspem“. Nažalost, važi i obrnuto: „Ako ne pokušam, nema šanse ni da uspem“. Drugi slučaj jesu i sopstvena negativna iskustva sa implementacijama, a posledica su neadekvatnog procesa izbora ili prihvatanja neadekvatnih saveta ili nemanja vremena za ozbiljno posvećivanje temi. Neuspešne implementacije navode MSP da veruju kako je implementacija i korišćenje ERP-a nepotrebno gubljenje vremena i para, a neki idu dotle da smatraju da to može i da upropasti njihovo preduzeće.

Pristup implementaciji

Ponuđači ERP rešenja često savetuju MSP da primene dobru praksu i da svoje poslovanje prilagode mogućnostima softvera. Ovaj pristup nije loš u smislu snižavanja troškova implementacije zato što zahteva minimum prilagođavanja softvera. Ipak, često MSP imaju procese koje su razvili tokom godina i smatraju da su upravo ti procesi ono što ih čini uspešnim. Ne ulazeći u balans ova dva, na ovom mestu možemo samo napomenuti da često kao rezultat potpunog prilagođavanja ERP sistema ovakvim procesima MSP dobijaju sistem koji je skrojen po meri, ali je skup za implementaciju i kasnije održavanje. Balansiran pristup je da se nivo prilagođavanja svede na optimum između standardnih stvari koje su iste za sve kompanije i specifičnih konkurentnih prednosti konkretne firme. Na taj način se prilagođavanja svode na minimum, kao i troškovi implementacije.

Finansije, budžeti i troškovi

Mala i srednja preduzeća imaju znatno manje budžete za nabavku i implementaciju poslovnih rešenja. Zato je njima to važna stavka kada odlučuju o nabavci i implementaciji, a i kasnijem održavanju.

Zbog toga je bitno napraviti dobar plan sa balansiranim potrebama i zahtevima i mogućnostima rešenja. Ako je potrebno, u ovom delu možete angažovati konsultanta. Upravljanje promenama Još jedan čest uzrok problema prilikom implementacije ERP sistema jeste i činjenica da se implementacija posmatra kao tehnički i pravolinijski proces. Zapravo, implementacija poslovnog softvera podrazumeva velike promene u organizaciji koje zahtevaju ozbiljno upravljanje promenama. Bez upravljanja promenama poslovni softver je implementiram i postavljen, ali se ne koristi efektivno jer ljudi kojima je namenjen nisu spremni da prihvate promene. Na iznenađenje, ovo je mnogo češće kod onih koji su zapravo inicijatori nabavke novog ili zamene postojećeg poslovnog softvera. Koliko direktora i vlasnika znate da izveštaje samostalno kreiraju i analiziraju iz poslovnog softvera? A koliko ih znate da zaista i koriste ERP sistem? Tema za razmišljanje...

Ograničeni tehnički resursi

Većina malih i srednjih preduzeća nema interni IT. To bi bilo u redu kada situacija ne bi bila takva da dobar deo nema ni spoljne saradnike zadužene za IT. To rezultuje da se sva pitanja u vezi sa IT-jem prebacuju na ponuđača poslovnog softvera te ove stavke dodatno povećavaju troškove i produžavaju vreme implementacije. Preporuka je da za ne-ERP IT stvari mala i srednja preduzeća imaju ugovore o redovnom održavanju interne IT infrastrukture. Razumimo da je IT infrastruktura potrebna za ispravno funkcionisanje bilo kog sistema danas.

Šta da se radi?

Identifikovanje izazova i problema je prvi korak ka rešenju. Analiziraćemo tačku po tačku šta se može uraditi kako bi se minimizovali rizici, imajući na umu iskustva s malim i srednjim preduzećima.

Podaci

Adekvatni i tačni podaci moraju biti dostupni kako bi se adekvatno uneli u ERP sistem. Ti podaci moraju uključiti podatke o artiklima, poslovnim partnerima, prometima, početnim stanjima, količinama, cenama i sl. Neophodno je da se svi postaraju da se podaci prikupe i pripreme za unos u poslovni softver. Adekvatni podaci su osnov za uspešnu implementaciju. Takođe, na ovom mestu je dobro uraditi i reviziju podataka. Možda nisu svi potrebni za novi sistem.

Rad u paralelnim sistemima

Često se tokom uvođenja poslovnog softvera u paraleli koriste stari sistemi radi provere ili radi obavljanja tekućih poslova dok se nov sistem ne uvede do kraja. U praksi se dešava da i posle uvođenja novog sistema stari sistemi ostanu aktivni i da se onda radi u paraleli. To proizvodi nezadovoljstvo zaposlenih jer „zašto moram dvaput da radim sve“? Problem je što se često previdi ključni momenat „penzionisanja“ starih sistema. To je odluka menadžmenta i to mora biti sprovedeno, bez izuzetka. Stari sistemi (ako postoje) ostaju za potrebe arhive i pregleda ranijih dešavanja, ali nikako da se koriste za paralelan rad i „proveru novog sistema“. Provera novog sistema se radi na najčešćim primerima i kada se potvrdi da sistem radi, nema potrebe ponovo i iznova proveravati novi sistem. Pitanje je posle koliko vremena nov sistem postaje stari sistem? Do sledećeg novog sistema? Razmislite ponovo.

Očekivanja od poslovnog softvera

Ciljevi i očekivanja moraju biti jasno postavljeni. Ne postoji magični softver. Ako ciljevi i očekivanja nisu dobro postavljeni, sa čim će se uporediti kasniji dobijeni rezultati? Menadžment često očekuje dramatična poboljšanja neposredno po završetku implementacije, naročito u domenu ušteda. To jednostavno nije realno. Da bi unapređenja i uštede bili vidljivi, potrebno je najmanje šest meseci aktivnog korišćenja novog sistema. Posebno je važno naglasiti da merljivi rezultati moraju biti prisutni pre uvođenja ERP sistema, jer ako nisu bili prisutni ranije, neće se magično stvoriti ni posle uvođenja novog sistema. Potrebno je na vreme znati šta se meri kako bi se kasnije moglo uporediti.

Priprema, dizajn i testiranje

Veoma važan deo jesu priprema i testiranje. To u praksi znači da imate popisane sve ključne aktivnosti i poslove koje zaposleni obavljaju, kao i način na koji ih obavljaju: od unosa porudžbine kupca, planiranja, ulaza robe, finansija i računovodstva i planiranja. To se može obaviti s par jednostavnih primera koji se unesu u sistem i provere tako što se zaista i unesu u sistem. Ako nemate ove primere spremne ili opisane aktivnosti i procese, ovo je idealan trenutak da sve stavite na papir. Tada će izaći na videlo i gde sve potencijalno škripi, te će moći da se odmah ispravi, a ne da se takva neefikasnost ugrađuje u novi sistem.

Adekvatna obuka

Obuka i testiranje sistema trebalo bi da se obavi propisno! Često se obuka obavlja po sistemu obučiti ključne ljude, a oni će dalje preneti znanje. To se radi kako bi se uštedelo na vremenu ERP konsultanata koji tu obuku sprovode. U praksi se pokazalo da preko polovine ostalih zaposlenih ne dobije adekvatnu obuku od ključnih ljudi, jer ni ključni ljudi nisu obučeni kako je potrebno, a kamoli da obučavaju druge.

Promena ljudi u organizaciji

Često se po završetku implementacije i obuke ključnih ljudi desi da ti isti ljudi odu iz firme, a novi ljudi se ne obuče adekvatno. Ovo nije ništa iznenađujuće, ali je bitno da se to predvidi i da se na vreme pristupi pronalaženju adekvatne zamene za ključne ljude u kompaniji. Prelazni period mora da postoji, a fluktuacije zaposlenih su normalna stvar. Kako zadržati ljude je ključno pitanje u ovom delu.

Minimalna prilagođavanja

ERP-a i usvajanje dobre prakse Prilagođavanje softvera podrazumeva bilo koju izmenu ili dodatak koji menja osnovne funkcionalnosti poslovnog softvera. Prilagođavanje ERP sistema može biti vrlo skupo i komplikovano. Neki programi imaju vrlo generičke funkcionalnosti te se prilagođavanje „podrazumeva“ pri svakoj implementaciji. Prilagođavanje se često radi u toku implementacije ili neposredno posle implementacije ili kasnije tokom eksploatacije i često se posebno obračunava. Idealno bi bilo da nivo prilagođavanja ne bude veći od 30 odsto od osnovnih funkcionalnosti. Ako morate da prilagođavate više od toga, moguće je da niste izabrali adekvatno rešenje. Česta posledica prekomernog prilagođavanja jesu i viši troškovi kasnijeg održavanja softvera jer pored osnovnog održavanja softvera, treba sa svakom novom verzijom nadograđivati i specifična rešenja. U nekim primerima u praksi sreće se toliko visok nivo prilagođavanja da je često nemoguće i nadograditi poslovni softver na novu verziju. Pitanje je koliko su kompanije zaista specifične i gde, a koliko samo misle da su specifične?

Korisnici sistema

Korisnike sistema trebalo bi identifikovati pre nabavke i izbora rešenja. Ovo je važno kako bi se znalo na koji način implementacija novog poslovnog rešenja utiče na svaku grupu korisnika, koji su rizici i kako ih prevazići.

Razmislite o cloud rešenjima

Cloud rešenja su možda odgovor za uštede prilikom nabavke ERP rešenja za mala i srednja preduzeća. U cloud okruženju MSP ne moraju imati troškove infrastrukture ili bilo kakve kapitalne izdatke. Zato su cloud mogućnosti mnogo povoljnije za MSP sa aspekta inicijalnih troškova. Naravno, cloud rešenja takođe moraju da se implementiraju, ali je to relativno jednostavniji proces, jer sama priroda cloud-a ne dozvoljava preterivanje u prilagođavanju softvera, a to je čest uzrok probijanja rokova i budžeta.

Cloud je idealan za MSP kojima je potrebno skalabilno rešenje, odnosno rešenje koje će pratiti njihov rast i razvoj. Cloud je dobar za kompanije koje nemaju interni IT, koje posluju na više lokacija ili imaju ljude na terenu. Mala i srednja preduzeća imaju zaista dosta razloga da razmišljaju o cloud ERP rešenjima.

Posao + softver = dobar miks

Posvećenost vlasnika i menadžmenta najvažniji je element uspešne implementacije. Njihova primarna i neophodna uloga u projektu jeste obezbeđivanje dovoljno finansijske podrške i adekvatnih resursa za uspostavljanje uspešnog sistema. Pošto je uvođenje sistema složen i zahtevan projekat, od izuzetne je važnosti da se izabere adekvatno rešenje, procene mogućnosti rešenja, prikladnost postojeće hardversko-softverske infrastrukture i lakoća korišćenja u skladu s veličinom organizacije.

Dodatno, planiranje projekta od početka (izbora) do kraja (puštanje u rad) zahteva jasno upravljanje projektom sa jasnim ciljevima i očekivanjima, učestvovanjem svih zainteresovanih strana, dobro postavljenim planom implementacije, migracijom podataka, jasnom i efektnom komunikacijom i adekvatnim upravljanjem promenama. To su sve faktori koji umanjuju rizik od neuspeha i pospešuju uspešnost.

Na kraju, uvođenje ERP sistema nije samo IT projekat jer utiče na celokupno poslovanje te ga vlasnici malih i srednjih preduzeća moraju posmatrati kao takvog. Promena, prilagođavanje i unapređenje poslovnog sistema u skladu s mogućnostima poslovnog softvera i ciljevima organizacije previše je ozbiljan projekat da bi se prepustio samo IT stručnjacima i računovođama, zar ne...