Microsoft Teams: Firma u cloud-u

Microsoft već decenijama unapređuje ono što smo nekada zvali „kancelarija bez papira“, pre svega kroz popularni Microsoft Office paket poslovnih aplikacija. Ma koliko Office bio dobro integrisana platforma, vreme je pokazalo da ona nije dovoljna – treba je upotpuniti snažnijim komunikacionim resursima, pa i izmeštanjem aplikacija u cloud. Paralelno sa Office-om rastao je Skype, a onda je taj komunikacioni program usmeren prema pojedinačnim korisnicima, dok je za poslovno i obrazovno okruženje razvijen Lync odnosno Office Communicator, koji je 2015. godine prerastao u Skype for Business. Početkom 2016. pričalo se da će Microsoft kupiti Slack, pominjana je i cifra od 8 milijardi dolara, ali je najzad ta akvizicija obustavljena, po savetu Bila Gejtsa koji je smatrao da treba razvijati sopstveni Skype for Business.

Teams je nastao tokom internog hakatona u Microsoft-u i predstavljen je javnosti početkom 2017. godine kao komunikaciona i kolaboraciona platforma koja kombinuje chat, telefoniranje, video-konferencije, skladištenje podataka i integrisane Office aplikacije – on se odlično uklapa u SharePoint portal i OneDrive for Business. Teams je deo Office 365 platforme, mada je sredinom 2018. godine Microsoft objavio i besplatnu verziju Teams-a, ali i snažnu integraciju ovog servisa u obrazovnu platformu Office 365 Education. Godinu ipo kasnije, 19. marta 2020, Microsoft Teams ima 44 miliona korisnika dnevno, a pandemija COVID-19 i rad od kuće predstavljaju snažan eliksir za razvoj ovog servisa.

Pre nego što počnete

Kao što poslovnu zgradu nećete početi da zidate pre nego što napravite kvalitetan projekat, tako i implementacija Microsoft Teams-a zahteva ozbiljno planiranje. Prvo pitanje je koju ćete verziju upotrebiti i da li ćete koristiti Web aplikaciju ili program za desktop platformu (mogu se kombinovati oba pristupa). Mnogo toga zavisi od organizacije vaše firme. Za veću korporaciju jasno je da će velika većina komunikacije teći u okviru same firme, i da je čak poželjno da se nekim eventualnim spoljnim saradnicima pristup ozbiljno ograniči, kako bi se sprečilo curenje potencijalno poverljivih informacija. Sa druge strane, neka mala firma nema mnogo zaposlenih, već počiva na spoljnim saradnicima, i za nju je mogućnost da se tim širi na bilo koju stranu veoma značajna.

Bićemo i malo konkretniji. U Redakciji imamo Office 365 Enterprise E3 pretplate za urednike i marketing, ali je naš rad veoma zavisan od spoljnih saradnika, autora, lektora... Office 365 omogućava da hostujemo sajt i e-mail zaposlenih, ali samo za onoliko njih koliko Office 365 pretplata imamo; nekom spoljnom saradniku ne bismo mogli da napravimo e-mail adresu na našem domenu. Zato smo osnovni domen pcpress.rs hostovali nezavisno od Office 365 platforme, pa tamo možemo da kreiramo proizvoljan broj adresa, a za naš tim (interno) koristimo domen pcpress.co.rs.

Kada je trebalo da instaliramo Teams, pokazalo se da kao članove tima možemo da uključimo samo kolege sa @pcpress.co.rs adresama; svi ostali mogu da budu gosti. Primetimo i da dodavanje gostiju nije baš trivijalno – u podrazumevanom stanju je zabranjeno, pa morate da se logujete u administratorski panel Teams-a, ali i SharePoint portala, i da odobrite prijem gostiju, kao i da im date prava koja mogu biti restriktivna ili gotovo jednaka pravima članova tima. Od vas zavisi.

Ako instalirate besplatnu verziju Teams-a, nema podrazumevane organizacije (domena), pa bilo koga možete da uključite u tim navodeći njegovu e-mail adresu i birajući da li će on(a) biti član tima ili gost. Na taj način zapravo pozivate nekoga da se uključi u tim, a poziv možete poslati i generišući link na koji bilo ko sa Microsoft Account-om (nekadašnji LiveID) može da klikne i da se tako priključi timu. Podrazumeva se da ćete takav link poslati privatnom porukom ili na internu mailing listu.

Što se dileme između Web i desktop aplikacije tiče, ako imate računar koji koristite samo za posao, mnogo je zgodnije da koristite desktop aplikaciju – kompaktnija je i ima više opcija, a raspoloživa je u varijantama za PC, Macintosh i Linux. Postoje i aplikacije za smartfone i tablete (Android i iOS), takođe solidnih mogućnosti. Ako sistemu pristupate sa raznih mesta, Web aplikacija je sasvim dobro rešenje. Najlepše je to što ne morate da se opredelite za samo jedan način rada – koristeći iste kredencijale možete (čak i istovremeno) pristupati iz desktop i iz Web aplikacije, kako vam je kada zgodno.

Timovi, kanali i razgovori

Pošto uspešno pokrenete Teams, treba da kreirate timove, uključite u njih članove i goste, tj. da internu organizaciju firme preslikate u virtuelni prostor. Dobro je da postoji jedan opšti tim u kome su svi, a onda i timovi za pojedina odeljenja u firmi. Recimo, za našu Redakciju timovi bi mogli da budu Urednici, Marketing, Sajt, Fun. Svako ima pristup odgovarajućem timu, a neki ljudi će se naći u više timova. Za veće firme se prava mogu preuzimati iz grupa u okviru aktivnog direktorijuma, tako da novi kolega automatski „upada“ tamo gde mu je formacijsko mesto, bez potrebe da se ručno dodaje u neke od timova.

U okviru svakog tima kreiraju se kanali, radi preglednije organizacije diskusije. Recimo, u timu Urednici mogao bi postojati kanal gde se razgovara o pripremi tekućeg broja časopisa, zatim kanal sa diskusijom o novim tehnologijama i načinima kako bi se o njima pisalo, kanal za ideje i predloge saradnika i tome slično. Kanali su generalno pristupačni svima koji su uključeni u tim, mada se po potrebi može kreirati i privatni kanal dostupan samo delu tima. U okviru podešavanje može se izabrati ko sme da kreira i briše kanale – samo administrator, članovi tima, gosti...

Kada neko pristupi kanalu, dobija pre svega mogućnost čitanja i slanja tekstualnih poruka, nešto kao chat. U okviru svake poruke može se pomenuti neko od kolega, navođenjem znaka @ i njegovog imena, u kom slučaju on dobija notifikaciju o toj referenci. Važno je što svaki kanal ima svoju sekciju sa fajlovima, gde se mogu smeštati datoteke važne za konkretan deo posla, a onda one referisati u porukama. Fajlovi se, pod uslovom da administrator omogući tu opciju (a svakako će je omogućiti) smeštaju u SharePoint prostor dakle za njih ima dosta mesta, obično čitav terabajt. Po potrebi se može uvesti i izvesna hijerarhija, ko sme da postavlja fajlove i slično, mada će u nekom opštem slučaju svi članovi kanala imati pun pristup pratećim datotekama. U okviru kanala dostupne su i druge aplikacije, pre svega Word, Excel, PowerPoint i OneNote – da bi im korisnici lakše pristupali, mogu se dodati tabulatori na koje će sistem stavljati sve datoteke odgovarajućeg tipa.

Razgovor u okviru tima i kanala neće se završiti na kucanju tekstualnih poruka i razmeni datoteka – glavna stvar su virtuelni sastanci koji se mogu organizovati uz zakazivanje ili ad hoc, u skladu sa potrebama posla. Zavisno od hardvera računara, ti sastanci mogu da podrazumevaju razgovor glasom ili video-konferenciju. Zato je preporučljivo da svaki od članova tima na računaru ima mikrofon i Web kameru, koji su danas standardni elementi svake notebook konfiguracije.

Video-konferencija

Teams-ov sistem za video-konferencije je veoma detaljan i integriše se sa kalendarom (zakazani sastanci) iz Outlook-a, za šta je potrebna puna (a ne besplatna) verzija Teams-a. Najjednostavnije je da za neki datum i vreme zakažete sastanak i navedete učesnike; može se sa njima i „pregovarati“ kako bi se usaglasio termin koji svima odgovara. U zakazano vreme učesnici se priključuju sastanku i priča može da počne. Teams prilagođava prikaz broju učesnika, deleći ekran na segmente (do 4) i prikazujući u svakom od njih jednog od sagovornika. Ukoliko sagovornika ima mnogo, softver će izdvojiti onoga ko trenutno govori i posvetiti mu veći deo ekrana, dok će se ostali videti kao manje slike. Postoji i mogućnost da neko od sagovornika „preuzme katedru“ i izloži kako je (recimo) zamislio da nešto treba uraditi; tu će po potrebi koristiti PowerPoint prezentaciju i druge Office alate ili naprosto share-ovati ekran svog računara. Prezenteru će biti posvećen veći deo ekrana, sve dok ne završi priču. Postoji i mogućnost kolaboracije, pa svi učesnici istovremeno „crtaju“ po zajedničkom whiteboard-u, gde će u prednosti biti oni koji imaju stylus ili neku drugu alatku za crtanje; u nedostatku njih, i običan miš / touchpad će poslužiti. Sve u svemu, potrebna je disciplina sagovornika i izvestan period navikavanje, ali ubrzo će se svi osećati kao da sede za zajedničkim stolom. Što je najlepše, tok sastanka može i da se snimi (ponovo, samo u punoj verziji Teams-a, kroz Microsoft Stream) i kasnije stavi na raspolaganje kolegama koji nisu mogli da mu prisustvuju.

Za neformalne sastanke i kratke konsultacije nije neophodno zakazivanje – dovoljno je da „telefonirate“ bilo kom kolegi, on će vam se odazvati (ako je slobodan) pa ćete prodiskutovati problem koji treba rešiti. Po potrebi možete da uključite u diskusiju još nekoliko učesnika koji će vam pomoći da stignete do najboljeg rešenja. Sve, dakle, zavisi od vaše dobre organizacije i efikasnosti u korišćenju on-line alata, koja će sa vremenom svakako rasti, pa ćete se najzad možda zapitati zašto ste tolike godine svakodnevno išli na posao.

Virtuelna učionica

U danima kada škole i fakulteti ne rade na klasičan način, organizacija on-line nastave i testiranja predstavlja veoma ozbiljan izazov. Microsoft Teams je besplatno dostupan obrazovnim ustanovama putem Office 365 A1 platforme, koja obezbeđuje on-line verzije Office 365 aplikacija, virtuelne sastanke, ali i bezbednosne alate. Profesori mogu da snime lekcije kako bi učenici mogli da ih pregledaju i kasnije, a za ocenjivanje se takođe može koristiti Teams, kroz kvizove kreirane pomoću Microsoft Forms-a. Teams on-line obezbeđuje klasična predavanja i vežbe, konekcije licem-u-lice, distribuciju zadataka, fajlova i drugih materijala na jedinstvenoj platformi koja je dostupna na smartfonu, tabletu ili (uz najviši komfor) računaru. Tokom predavanja mogu se prikazivati prezentacije, video i audio materijali, ali i voditi diskusija u odeljenju, uz eventualno „utišavanje“ nekih nedisciplinovanih učenika. Svakome od slušalaca predavač može da prepusti katedru, kako bi održao referat ili izložio rad pripremljen u saradnji s kolegama. Microsoft je pripremio i besplatne Webinare za profesore, kako bi ih uputio u korišćenje Teams platforme i pomogao im da što efikasnije prenesu znanje učenicima i studentima.

Sve u svemu, Teams je moćna platforma za kolaboraciju, ali njena efikasnost zavisi pre svega od vas. Kao što je tekst procesor ultimativni alat za pisanje koji će vam pomoći da pripremite tekst, ali ga ne može napisati umesto vas, tako vam i Teams neće reorganizovati firmu ili školu i učiniti je efikasnom u virtuelnom okruženju. Na vama je da prilagodite svoje procedure i izgradite paradigme poslovanja u novim uslovima, a Teams će vam pružiti infrastrukturu neophodnu za ostvarivanje tih ideja.

products.office.com/sr-latn-rs/microsoft-teams/