Najkomplikovaniji sistemi u vašoj firmi su - ljudi. Kako upravljati ljudskim resursima? Softverska industrija nudi brojna rešenja za Human Resource Management, ali su ta rešenja samo alat kojim HRM stručnjaci pokušavaju da oforme dobre timove i motivišu ih da daju maksimum. Jedan od rezultata je zadovoljni službenik, najbolji ambasador vaše kompanije...
Upravljanje ljudskim resursima ili, kako bismo to modernije rekli, Human Resource Management (HRM) je jedna od najkompleksnijih ekonomskih disciplina, upravo zbog onoga čime se bavi. A bavi se – ljudima. Uporedimo to sa, na primer, finansijama – dobar softver i obavešteni i pedantni knjigovođa rešavaju stvar. Ili upravljanje zalihama – ništa lakše, uz kvalitetno i savesno magacinsko poslovanje plus softver. Marketing – zahteva ozbiljan i kreativan pristup, uz stalno praćenje rezultata. Ali upravljanje kadrovima ima toliko mnogo parametara sa jedne i toliko mnogo izuzetaka sa druge strane da je kontrola svih tih činilaca veoma komplikovan proces. Čak i u pretkoronskoj eri (ako se neko još seća tog vremena), HR menadžment se stalno menjao. Od pretežno administrativnog posla koji se bavio platama i kontrolom odsustva, prerastao je u stratešku alatku, snažno podržanu informacionim tehnologijama i ključnu za poslovanje kompanije koja je napokon shvatila da su njen najvažniji resurs – ljudi.
Sa svih strana, a posebno u IT sektoru, čujemo kako je teško naći dobre ljude, a kada nekim čudom i uspete da okupite tim, još je teže te ljude zadržati. Ovde na scenu stupaju HR menadžeri čiji zadaci uključuju procese planiranja, regrutovanja, selekcije i ocenjivanja rada zaposlenih, kao i sve poslove koji se odnose na ostvarivanje prava i obaveza zaposlenih, ali i na njihovo opšte zadovoljstvo.
Dobar poslodavac
Ovo nas dovodi do pitanja svih pitanja: Šta znači biti dobar poslodavac? Kako na ovo pitanje nema univerzalnog odgovora, kao ni na pitanje šta je to sreća ili kako biti dobar roditelj, oslonićemo se na statistiku i pokušati da izvučemo neke zaključke.
Reputacija kompanije Iako na prvi pogled možemo pretpostaviti da će zaposleni kao glavni faktor izabrati visinu primanja, nije baš tako. Čak 69% zaposlenih bi ostavilo svog sadašnjeg poslodavca zbog loše reputacije i prešlo u kompaniju koju prati „dobar glas“, čak i za nižu zaradu. Dakle, dužnici koji zovu svaki dan, rukovodstvo koje je upetljano u sumnjive poslove ili postojanje mobinga u kompaniji nisu ono što će vašeg zaposlenog zadržati u firmi. Loša reputacija se u današnje vreme teško prikriva. Postoji više nezavisnih portala na kojima se može oceniti poslodavac i koje kandidati pretražuju prilikom prijavljivanja za određeni posao.
Samostalnost u radu Niko ne voli da mu se diše za vrat, a posebno ne na mikro nivou. Imajte poverenja u zaposlene i dozvolite im da rade samostalno. Unapred odredite rokove i izveštaje vezane za određeni posao, pa pustite zaposlenog da odradi svoj deo. 63% zaposlenih navodi da im smeta „mikro upravljanje“ i mešanje nadređenih u svaku sitnicu.
Transparentnost HR procesa Zaposleni vole transparentnost. Koliko imam dana godišnjeg odmora i kad mogu da ih koristim? Koliko se vrednuje prekovremeni rad? Preko 50% zaposlenih ističe da im nisu jasne procedure u kompaniji i to često rezultira nezadovoljstvom. Dobar Time & Attendance u kombinaciji sa Payroll softverom bi mogao da reši veći deo problema.
Cenjenost i priznanja Zaposlenom je potreban motiv da dobro radi, a veoma često motivacija dolazi iz priznanja i nagrada za one koji premaše očekivanja. Nagrade pokazuju zaposlenom da je cenjen i da su njegova postignuća primećena i priznata. IT sektor je veoma specifičan, jer veliki procenat zaposlenih ne želi da se ističe i iznosi svoja postignuća. Upravo tu leži izazov za HR menadžera – treba da prepozna kvalitetnog pojedinca, uprkos njegovoj introvertnosti, i nagradi ga za njegov doprinos.
Međuljudski odnosi u kompaniji U velikim kompanijama, kada mnogo ljudi radi pod jednim krovom, a neretko i u open space okruženju, međuljudski odnosi postaju ključna karika za kvalitetno poslovanje. 41% zaposlenih je izjavilo da ne voli atmosferu u kojoj se spletkari, ogovara i pretresa privatni život kolega. Ipak, savremena andragogija iznosi teoriju po kojoj je upravo ogovaranje i zanimanje za tuđe živote ono što je izdvojilo homo sapiensa u odnosu na druge vrste, omogućujući mu razvoj kvalitetne komunikacije tj. razgovor. Dakle, biologija i psihologija nam govore da je ogovaranje ljudska potreba, ali ipak ne treba dopustiti da se stvari otrgnu kontroli i da se zaposleni po čitav dan domunđavaju po kuloarima zanemarujući obaveze. Veoma je bitno i kako se međuljudski odnosi tretiraju u organizacionoj kulturi kompanije, kako se rešavaju konflikti i postiže zadovoljavajuća radna atmosfera. Stoga je veoma važno stalno komunicirati o važnosti dobrih odnosa između članova tima. Organizovanje različitih događaja za zaposlene ali i za njihove porodice doprinosi jačanju kolektivnog duha, ali i tu ne treba preterivati, uz konstantno poštovanje privatnosti.
Fleksibilnost Ukoliko je kompanija orijentisana projektno a ne procesno, a IT kompanije uglavnom jesu projektne, zaista nema potrebe držati se striktnog radnog vremena, već je moguće malo „popustiti“. Nije dobro biti sitničav ni u pogledu komplikovanih procedura, jer to doprinosi lošoj atmosferi. U takvim kompanijama se zaposleni osećaju kao taoci birokratije, večno tražeći različitu dokumentaciju, pišući beskrajne izveštaje i udaljavajući se od svog osnovnog posla.
Dodatne pogodnosti Zaposleni veoma cene i dodatne pogodnosti, ali moramo ovo da napomenemo – godišnji odmor od dve-tri nedelje i slobodan vikend nisu nikakav benefit. To se u dobrim firmama podrazumeva. One najbolje čak daju svojim zaposlenima godišnji odmor koliki god žele. Priliku za obrazovanje i napredovanje čak 75% zaposlenih stavlja veoma visoko na listu želja, a i putovanja se visoko kotiraju. Na spisku se još nalaze i privatno zdravstveno osiguranje, stipendije za decu zaposlenih, korišćenje službenog automobila...
Lista nije konačna ni ultimativna. Ali ako kompanije zaista žele da privuku i zadrže najbolje ljude i neprekidno rade na tome, osluškujući potrebe svojih zaposlenih uz konstantnu komunikaciju na svim nivoima, uspeh neće izostati.
Ništa bez softvera
Kako do najboljih ljudi?
U svim ovim zahtevnim izazovima, HR menadžerima nesebično pomažu softverska rešenja, kojih, kao uostalom i u drugim nišama ima mnogo.
Rešenja za regrutovanje podržavaju sve procese koji se tiču zapošljavanja radnika: upravljanje kampanjama, održavanje baze potencijalnih kandidata, upravljanje headhunting agencijama i slično. Predstavljaju polaznu osnovu i „desnu ruku“ svakog HR menadžera.
Rešenja za obračun zarada PayrollB rešenja se bave obračunom zarada po različitim osnovama (ugovori o radu, ugovori o delu, prihodi od akcija...), obračunom obustava od zarada (doprinosi, krediti...), različitim troškovima, bolovanjima... Pojedina napredna rešenja imaju i dodatne funkcije kao što su obračuni nenovčanih davanja (službeni automobil ili telefon), automatski unos radnih sati i slično. Veoma je važno da payroll rešenje bude usklađeno sa lokalnim zakonodavstvom zbog propisanih obračuna poreza, doprinosa i minimalne cene rada. Još jedan izazov je uskladiti Payroll rešenje sa drugim vrstama softvera (ERP, CRM), posebno kada ona stižu od drugog (recimo stranog) proizvođača.
Rešenja za evidenciju radnog vremena Time and AttendanceB rešenja prate, kontrolišu i čuvaju podatke o prisustvu zaposlenog na radnom mestu. Na taj način se omogućava uvid u prisustvo svakog pojedinca, ali i kreiranje izveštaja na nivou čitavog preduzeća. Prva rešenja ovakvog tipa koristila su kartice za „kucanje“ ali današnja, naprednija rešenja imaju module za otisak prsta, prepoznavanje lica, ali i omogućavaju evidentiranje rada sa udaljene lokacije.
Rad od kuće ili iz hotela
Svako vreme ima svoje breme, a naše tekuće breme je COVID-19. Procenat zaposlenih koji rade od kuće je porastao nekoliko puta u odnosu na „mirnodopska“ vremena. A rad od kuće ne znači da ljudi zaista sede u svom stanu – ono koji vole promene će poželeti da negde otputuju, kada već ne moraju fizički da budu na poslu. Upravo zbog toga su mnogi ugostiteljski objekti adaptirali svoju ponudu, pa sada nude kvalitetne uslove za rad iz hotela ili kafića, naravno uz poštovanje epidemioloških mera. Pogodnosti su brz pristup Internetu, oprema za konferencijske pozive, separei i sobe bez buke,a u ponudu su uračunati obroci i kafa. Zvuči bolje od rada od kuće, zar ne?
Rešenja za upravljanje idejama Veoma često najbolje ideje za unapređenje poslovanja dolaze od samih zaposlenih, jer oni najbolje poznaju procese i često i sami razmišljaju kako da ih ubrzaju ili olakšaju. Idea Management rešenja predstavljaju svojevrsnu platformu na koju zaposleni upisuju svoje ideje, javno ili anonimno. Te ideje se šalju menadžmentu i drugim kolegama na dalju razradu i razmatranje. Ovakva vrsta softvera može poslužiti kao dobra osnova za nagrađivanje radnika koji najviše doprinesu poboljšanju poslovnih procesa.
Rešenja za učenje Već smo napomenuli da zaposleni veoma cene priliku za unapređivanje znanja. Learning rešenja predstavljaju bazu znanja koja dostupna zaposlenima i sadrži treninge i literaturu vezane za posao koji obavljaju.
Najpoznatija i najnaprednija HR rešenja sadrže sve ove module, prilagođavajući ih klijentima prema potrebi. Ali za takva rešenja je često potreban i veći budžet, pa ko voli nek izvoli...
Ključ je u komunikaciji
Za uspešnost HR procesa najbitnija je komunikacija, i to na svim nivoima u kompaniji. Odnos između zaposlenih i kompanije je dvosmeran. Kao i svaki odnos, zahteva dosta rada i truda, što na kraju ipak daje dobre rezultate. U doba pandemije je komunikacija prilično otežana, jer je odnos „lice u lice“ redukovan, čak i kad su lica pod maskama. Zato, investirajte u rešenja koja pospešuju komunikaciju i kolaboraciju i koristite informacione tehnologije kako biste unapredili i ubrzali poslovne procese. Zapamtite, zadovoljni zaposleni su najbolji ambasadori kompanije, koji umnogome olakšavaju kasniji posao HR službe.
