DMS i ECM: upravljanje sadržajima

Digitalna transformacija biznisa ispostavila se kao dobar katalizator uvođenja DMS i ECM rešenja. Evolucija DMS poslovnih rešenja bila je uslovljena kako internim (svest o postojanju potrebe), tako i eksternim okolnostima (objektivne, stalno narastajuće potrebe), da bi svoju potvrdu konačno dobila naglim ubrzanjem procesa digitalne transformacije u poslovanju, gde je eventualno poricanje postojanja tih okolnosti uzrokovalo konkretne štete po organizaciju koja bi se opirala evoluciji.

I tek što je tržište i kod nas konačno usvojilo DMS koncept, pre desetak godina počela su da se šire prva ECM rešenja. S tim u vezi, pojavile su se dileme i nedoumice u čemu se sastoje razlike između DMS i ECM solucija i da li kompanija može i treba da implementira oba tipa rešenja ili samo jedno.

DMS – softver zaupravljanje internom dokumentacijom jedne organizacije

Sistem za upravljanje dokumentacijom (DMS) predstavlja softver namenjen organizacijama pomoću kojeg one skladište, prate kretanje i upravljaju svojom dokumentacijom u elektronskom formatu. DMS softver zapravo služi za efikasno pohranjivanje, modifikovanje i preuzimanje elektronskih dokumenata u raznim (strukturiranim) oblicima: tekstualnih fajlova, poslovnih tabela i drugih.

Prvi DMS sistemi korišćeni su mahom za rudimentarnu digitalizaciju papirnih/fizičkih dokumenata (u vidu optičkog skeniranja, sa OCR obradom ili bez nje) i njihovo kasnije skladištenje u vidu fajlova, dok današnji DMS softveri pružaju i mnoge napredne funkcionalnosti, a u skladu sa činjenicom da se savremeno vođenje poslovanja obavlja u digitalnom formatu.

Korisnicima DMS-a su na raspolaganju mnogobrojne funkcionalnosti, poput kontrole verzija dokumenta – mogućnosti da korisnici imaju uvid u sve prethodne verzije i izmene pojedinog dokumenta; rollback funkcije koja podržava preuzimanje neke od starijih verzija dokumenta u slučaju da je njegova naknadna izmena bila pogrešna ili nepoželjna ili Check-in/Check-out i Locking funkcionalnosti kojima se obezbeđuje integritet dokumenta kojem više korisnika pokušava da pristupi istovremeno, uz čuvanje informacija koji korisnik je izvršio koje izmene na njemu.

Ovo su samo neke od karakteristika savremenih DMS rešenja. Sva ona su osposobljena za potpuno i optimizovano upravljanje dokumentacijom, u šta spada akvizicija dokumenata (skeniranje i digitalna obrada fizičke dokumentacije, odnosno upload elektronske), automatsko, ručno ili kombinovano kreiranje metapodataka, čime se olakšava pretraga, integracija s drugim sistemima i platformama, validacija i provera kompletnosti dokumenata i njihova indeksacija. Preuzeti dokumenti se skladište na lokalnim serverima ili na cloud-u, odakle se po želji pretražuju, pregledaju, preuzimaju, menjaju ili distribuiraju elektronski ili kao fizička kopija, u skladu sa ovlašćenjima i potrebama pojedinih DMS korisnika.

ECM – korak više od DMS-a

Sistemima za upravljanje kompanijskim sadržajima (Enterprise Content Management - ECM) organizacije idu korak dalje, u skladu s potrebama novog vremena gde su eksterni (Web) sadržaji najmanje podjednako važni koliko i interni.

ECM predstavlja komplet alata i procesa kojima se skladišti, upravlja, obrađuje i pretražuje celokupan sadržaj pod kontrolom organizacije (interni i eksterni).

Ako bismo ih poredili, mogli bismo prvo reći da je DMS softver, a ECM zbir alata i procesa. Osim toga, ECM je „šira verzija“ DMS-a koja u odnosu na njega nudi više funkcionalnosti: DMS-om prevashodno skladištimo, pratimo i upravljamo elektronskim dokumentima organizacije, dok ECM-om skladištimo i procesuiramo kompletan sadržaj u vlasništvu kompanije, upravljajući istovremeno i radnim procesima unutar nje. ECM je, dakle, DMS „na steroidima“.

Koji tip rešenja je odgovarajući?

Jedna od bitnih razlika između ovih dvaju tipova rešenja tiče se skalabilnosti i lakoće i brzine implementacije. DMS je nešto što bi praktično svaka organizacija (uključujući i mikropreduzeća) mogla i trebalo da poseduje. ECM sa svoje strane zahteva viši nivo ekspertize korisnika (tj. njihovu obuku), dužu vremensku liniju uvođenja i složenije održavanje, te je stoga optimizovan za veće poslovne sisteme. Shodno tome, i troškovi implementacije ECM rešenja su veći nego kod DMS-a.

Još jedna od bitnih razlika je podržavanje različitih tipova dokumenata – DMS se odlično „snalazi“ sa strukturiranim podacima kakvi su oni upakovani u Word fajl ili PDF. ECM je u stanju da adekvatno barata i strukturiranim, ali i nestrukturiranim setovima informacija poput slika, grafičkih i video sadržaja, e-mail poruka, web sadržaja itd.

Imajući ovo u vidu, možemo da kažemo da organizacija instalacijom DMS softverskog rešenja izlazi iz papirnog i ulazi u digitalni svet, dok je ECM korak dalje kojim se preuzima organizovana kontrola i upravljanje svim sadržajima organizacije, uključujući i onima koji su na web-u.

Da li bi organizacija trebalo da se opredeli za implementaciju DMS ili ECM rešenja zavisi od više kriterijuma: veličine kompanije, opšteg obima poslovanja, a naročito od intenziteta i obima dokumentacije koju kreira, bilo interno bilo eksterno (na web-u).

Obe vrste rešenja pospešiće produktivnost, povećati efikasnost u radu, smanjiti utrošak vremena i operativne troškove, uz ukupno optimizovanje internih procesa rada. U uslovima oštre tržišne utakmice, pitanje: „Da li nam je to potrebno“ zamenilo je pitanje: „Šta nam je od ponuđenog tačno neophodno“?