Mali koraci ka velikoj slici

Zaključak velikog broja IT profesionalaca nakon pregleda spiska novih opcija u aplikacijama koje čine Office 2016 je da ova verzija ne donosi nikakve bitnije novosti. Tako gledano to je verovatno tačno, jer teško da će činjenica da Excel ima šest novih tipova dijagrama za većinu korisnika biti odlučujući faktor za prelazak na novu verziju, naročito ako već koriste odlični Office 2013. Ipak, ako sagledate širu sliku koju čini kompletan ekosistem oko Windows-a 10, Office 365 pretplate i cloud servisa, biće vam jasnije zašto je Microsoft novu verziju Office-a predstavio bez pompe. Za njih je to samo jedan korak u smeru nedavno proklamovane “mobile-first, cloud-first“ strategije, koja korisnicima treba da donese sve prednosti modernog poslovanja, dakle lak i efikasan pristup dokumentima sa bilo koje lokacije i u bilo kom trenutku, nezavisno od tipa uređaja.

Umesto velikih promena svakih nekoliko godina, od Microsoft-a ubuduće možemo očekivati konstantno izbacivanje manjih unapređenja Office aplikacija, koje će korisnici koji imaju Office 365 pretplatu moći odmah da preuzmu i primene u svakodnevnom poslovanju. Prosečni korisnik sa brzom Internet vezom realno neće ni primetiti promene koje će se dešavati u pozadini, a IT odeljenja će trošiti manje vremena i resursa na pokretanje novih verzija poslovnih aplikacija (setite se samo Office Ribbon-a i pometnje koju je on izazvao). Ovo ne znači da će Microsoft prestati sa razvojem novih opcija, ali će one biti uvođenje postepeno i bez čekanja na izlazak naredne verzije paketa.

Isti alat na svim platformama

Još jedan momenat koji su mnogi prevideli razmatrajući napredak ostvaren od lansiranja Office-a 2013 do danas je izlazak mobilnih aplikacija za praktično sve platforme. Desktop platforme Windows i Mac OS su i ranije imale svoje verzije koje su sada unificirane, ali mnogo je važnije jedinstveno iskustvo koje su dobili korisnici mobilnih platformi. Bez obzira na to da li koristite Android, iOS ili Windows telefon ili tablet, na njemu sada imate svoju omiljenu Microsoft Office aplikaciju i možete neometano da radite na bilo kojem od tih uređaja. Glavni preduslov da to funkcioniše jeste korišćenje cloud smeštajnih kapaciteta, i tu dolazimo do drugog najvećeg noviteta koji je stigao uz Office 2016. Potpuna usmerenost Microsoft-a na cloud, koji omogućava lakšu kolaboraciju i mobilni rad, tek sa ovom verzijom najpopularnijeg paketa poslovnih aplikacija dolazi do punog izražaja i potpuno funkcionalnog oblika.

Svaka kompanija ima potrebu za saradnju zaposlenih na određenoj dokumentaciji, a ona je najčešće u Microsoft Office fajlovima. Uvođenjem cloud-a u svoj sistem rada firme dobijaju sjajnu priliku za značajno unapređenje produktivnosti, jer su mnoge operacije u novoj sistemu rada olakšane i ubrzane. Jednostavno deljenje dokumenata, kolaboracija na istom dokumentu i to u realnom vremenu, pristup svim korporativnim resursima sa bilo kog uređaja u mreži i bilo koje lokacije, to više nisu teorijski koncepti ili mrtva slova na papiru, već realne situacije koje Office 2016 omogućava u saradnji sa cloud servisima.

Kolaboracija na deljenim dokumentima je postojala i ranije, ali nije bila toliko jednostavna i nije funkcionisala u realnom vremenu, zbog čega su se ljudi odlučivali ili za konkurentske alate (najčešće Google Docs) ili stare sisteme rada, koji su podrazumevali čuvanje fajlova na lokalnim računarima i besomučno slanje e-mail-ova. Office 2016 donosi mogućnost real-time saradnje na Word, PowerPoint i OneNote dokumentima (podrška za Excel će stići kasnije), a deljenje dokumenata je dodatno olakšano komandom Share koja se nalazi u gornjem desnom uglu prozora svih ovih aplikacija. Dokumenti se mogu deliti sa bilo kojom osobom, bez obzira na to da li on(a) radi u vašoj firmi ili ne, pa čak i sa onima koji nemaju instalirane Office aplikacije na svom računaru. Sve što im je potrebno da bi uređivali Office dokumente je računar sa pristupom internetu i browser kojim će pristupiti Office Online verziji aplikacija. Ove verzije nemaju sve funkcionalnosti kao i aplikacije instalirane na lokalnim računarima, ali za očekivati je da vam u velikoj većini situacija te opcije neće biti ni potrebne. Čak nije posebno bitno ni koji browser koristite, jer Office Online aplikacije ravnopravno dobro rade i u ne-Microsoft-ovim browser-ima, uključujući i Chrome i Safari.

Brže do željenih komandi

Velika zamerka ne toliko naprednih korisnika na većinu Office aplikacija je da ne mogu da se snađu u gomili komandi i dostupnih opcija, i da ih to sprečava da uspešnije koriste te aplikacije. Microsoft je još u verziji 2007 pokušao da reši taj problem uvođenjem Ribbon-a i u tome baš i nije uspeo, tako da verzija 2016 donosi opciju koja bi trebala da ublaži problem. Ona se zove Tell me what you want to do… i omogućava korisnicima da unosom tražene operacije u polje za pretragu pronađu upravo komandu koja im je potrebna. Dakle, ako poželite da ubacite novu praznu stranicu u tekst, pronađete egzotičnu statističku funkciju ili ubacite sliku u prezentaciju direktno sa Interneta, više nećete morati da „kopate“ po interfejsu tražeći tu opciju, već će vam se ona pokazati u rezultatima pretrage po ključnim rečima.

Vrednost nove opcije Smart Lookup se najlakše uočava tokom rada na Word dokumentima, jer je u pitanju unapređenje prethodne opcije Define, koja vam je omogućavala da pronađete više informacija o označenoj reči bez izlaženja iz Word-a. Novi alat prepoznaje kontekst pretrage i, koristeći pretraživač Bing, donosi mnogo više relevantnih rezultata koji vam mogu značajno olakšati i ubrzati istraživanje i referenciranje u projektima na kojima radite. Pored već pomenutih novih tipova dijagrama, Excel je dobio i veoma korisnu funkciju Forecast, za kreiranje prognoza na osnovu rezultata statističke funkcije za eksponencijalno izglađivanje (Exponential Smoothing), kao i mogućnost korišćenja datuma u pivot tabelama. Nakon dugo vremena Outlook donosi pregršt praktičnih noviteta. Fokus na smeštanje dokumenata u cloud je doneo novost koju smo čekali godinama – umesto kompletnih fajlova, koji mogu biti i veoma veliki, sada možete slati samo linkove na fajlove snimljene na OneDrive for Business smeštajni prostor. Time se ne samo smanjuje Internet saobraćaj, već se i u punoj snazi koriste sve mogućnosti za kolaboraciju na dokumentima, što znači da više nećete morati da brinete ni o verzijama dokumenata – ona koja je na serveru će uvek biti ažurna. Bonus je i što dijalog za ubacivanje attachment-a sada nudi spisak fajlova na kojima ste nedavno radili, pa nećete morati da gubite vreme tražeći ih u strukturi vašeg cloud storage-a da biste ih prosledili saradnicima.

Novi alati za novo vreme

Pored poznatih aplikacija, Office 2016 je doneo i dve nove. Sway je veoma zanimljivi alat za kreiranje jednostavnih multimedijalnih i interaktivnih prezentacija, koji je takođe cloud-based. Uz pomoć njega pravite efektne prezentacije koje su mešavina Web sajtova i PowerPoint prezentacija, ali kako je u pitanju potpuno nov alat, teško je proceniti njegovu upotrebnu vrednost.

Predstavljen i Delve, agregator korporativnih informacija. U njemu možete da pronađete sve kompanijske dokumente koji vam mogu biti od značaja, a smešteni su na OneDrive for Business ili SharePoint-u, kao i informacije o vašim kolegama. Iako deluje kao trivijalna zamena za mnogo komplikovanije sisteme za enterprise content management, u današnje doba Delve može lako biti prepoznat od strane korisnika kao koristan alat.

Ovako široke mogućnosti deljenja informacija i kolaboracije sa udaljenih lokacija otvaraju i brojna pitanja vezana za sigurnost kompanijskih podataka. Pored mogućnosti podešavanja dozvola koje su dostupne korisnicima i vlasnicima dokumenata prilikom deljenja sa drugim korisnicima, njihovim IT administratorima su dostupne i dodatne opcije kojima mogu da pokušaju da osiguraju gubitak ili „curenje“ osetljivih informacija.

Data Loss Prevention (DLP) mehanizmi su poznati administratorima Exchange servera, koji npr. mogu da spreče zaposlene da proslede osetljiv interni e-mail spoljnim primaocima. Ovaj koncept je kasnije proširen i na kompletna korporativna okruženja, ali je zahtevao mrežno okruženje bazirano na Active Directory servisima. Sada je DLP omogućen na nivou pojedinačnih Microsoft Office aplikacija, nevezano za to da li su fajlovi smešteni na OneDrive for Business ili SharePoint Portal, što umnogome olakšava kontrolu i nadzor tokova osetljivih informacija.

Da li je vreme za upgrade?

Nova verzija nije donela izmene u modelima licenciranja, pa tako i dalje imate pakete aplikacija koji se kupuju jednokratno i godišnje pretplate na neke od Office 365 paketa. Cena od 399 USD za verziju Office Professional 2016, u koju ulaze i Outlook, Access i Publisher, se čini previsokom i nepraktičnom jer uz nju dobijate trajne licence za sve aplikacije, ali ne i verzije za mobilne uređaje, i samo 15 GB smeštajnog prostora na cloud serverima. S druge strane, za 150 USD po korisniku godišnje dobijate Office 365 Business Premium, uz koji stiže čak 1 TB prostora za podatke, poslovni e-mail baziran na Exchange-u sa sandučetom od 50 GB, te mogućnost da Office aplikacije instalirate na praktično sve uređaje koje posedujete (do 5 tableta i 5 telefona), bez obzira na to da li je u pitanju Windows PC ili tablet, Mac ili iOS uređaj, Android tablet ili telefon.

Na pitanje iz međunaslova nije lako dati odgovor. Ako već koristite Office 2007 ili neki stariji svakako treba da razmotrite novitete koji su stigli u međuvremenu, ali ako koristite Office 2013, argumenata za prelazak nema baš previše. Osim u jednom slučaju – da želite da unapredite svoju organizaciju tako što ćete poslovnu dokumentaciju prebaciti na OneDrive for Business tj. u cloud. U tom slučaju prelazak na najnoviju verziju itekako ima smisla i je neophodan je da biste mogli u punoj snazi da iskoristite sve pomenute opcije, kao i mnoga druga unapređenja u poslovanju koja dolaze sa upotrebom cloud computing-a.

office.microsoft.com