Pre nego što se opredelite za kupovinu nekog skupog i složenog BI rešenja, isprobajte UPIS.API, domaće ERP rešenje koplanije IIB koje postoji već preko 25 godina i implementirano je u raznim oblastima poslovanja
Odluka da se nabavi nov poslovni softver, bilo da se radi o ERP, BI, DMS, CRM ili nekom drugom rešenju, u većini slučajeva se ne donosi brzo. Pošto se uvek radi o značajnoj investiciji, treba izvagati argumente „za“ i „protiv“ pre nego što se softver izabere. S druge strane, zahtevi za izveštavanjem brojni su i složeni, tako da su poslovni analitičari često na mukama. Odgovor je, u većini slučajeva, pravljenje izveštaja u Excel-u. Budući da su rokovi, prema nepisanom pravilu, kratki, podaci koji se koriste za izveštavanje unose se ili spajaju ručno. To povećava mogućnost greške, kao i „štelovanja“ pa onda dobijemo lepe, ali ne baš uvek istinite izveštaje.
UPIS je domaće ERP rešenje kompanije IIB koje postoji duže od 25 godina i ima značajan broj implementacija u različitim oblastima poslovanja. Koriste ga brojna domaća preduzeća, među kojima su mnoga koja imaju potrebu za pravljenjem raznih konsolidovanih i analitičkih izveštaja. Iako je ove izveštaje moguće napraviti i bez dodatnog alata, prirodnije bi bilo da se generišu na osnovu neke BI (Business Inteligence, poslovna inteligencija) platforme, pre svega zbog značajno kraćeg vremena obrade podataka i naprednih mogućnosti za vizuelizaciju podataka. To je bio povod za nastanak rešenja UPIS.API (alat poslovne inteligencije).
Infrastruktura i budžet
UPIS.API je u početku koristio neke od komercijalnih BI platformi, ali se pokazalo da cena tih licenci često prevazilazi budžete koje su prosečne domaće firme bile spremne da izdvoje. Pojavom PowerPivot dodatka korisnicima je omogućeno da imaju ceo BI server i izveštajni alat u ceni licence samog Excel-a. S obzirom na to da UPIS ERP već godinama koristi Excel kao jedan od alata za izveštavanje, prirodno se nametnuo kao alat za UPIS.API.
Tehnički gledano, UPIS.API se sastoji od tri komponente: sistema za upravljanje bazama podataka, koju već svi korisnici ERP i sličnih softverskih rešenja imaju i koriste, Microsoft Excel 2013 ili novijeg, koji je standard i prisutan na skoro svakom poslovnom računaru, dok je treća komponenta uključena odskoro. U pitanju je PowerBI, besplatan servis za Web i mobilni pristup.
Konsultantska kuća Gartner prepoznala je PowerBI kao odlično rešenje, pa je smešteno u vrh „magičnog kvadranta“, izveštaja koji prikazuje BI platforme u svetlu jasnoće vizije i sprovodljivosti u praksi.
Iz svega ovoga jasno je da dodatna ulaganja u licence BI infrastrukture nisu potrebna, pa smo odatle i izveli termin „niskobudžetna poslovna inteligencija“. Ulaganje je potrebno samo za direktno rešavanje izveštajnih potreba i pratećih zahteva korisnika.
Otvorenost, pristupačnost i proširivost
Arhitektura rešenja Microsoft Office i Office 365 omogućava rad na lokaciji korisnika i u oblaku, a koncepcijski je otvorena ka mnogim izvorima podataka, pa se u budućnosti u UPIS.API lako mogu uključiti i razni drugi izvori poslovnih podataka koji će pomoći unapređenju informisanosti. Power BI i Excel PowerPivot omogućavaju lak i brz pristup podacima iz lokalnog Excel fajla, sa SharePoint portala ili nekog drugog repozitorijuma podataka u oblaku. Izveštajima se može pristupiti pomoću Web browser-a s bilo kog operativnog sistema ili uz pomoć mobilne aplikacije koja postoji za Windows, Android i iOS.
Ako izveštaji prevazilaze kapacitet računara i Excel-a, u pomoć priskače PowerBI kao servis u oblaku koji može da raste u skladu s potrebama preduzeća. S druge strane, ako ne želimo oblak nego podatke kod nas, omogućen je lak prelazak na SQL Server Analysis Services BI platformu jer logika i arhitektura PowerPivot i DAX (jezik upita nad podacima) tehnologije to obezbeđuje.
Iz poslovnog ugla gledano, cilj UPIS.API rešenja jeste da sve podatke koje imate u ERP-u dobijete odmah servirane, bez dugog procesa implementacije, a da pritom ono ostane otvoreno za dopunu podataka iz drugih validnih izvora, naravno, sve u cilju dobijanja potpunijih i kvalitetnijih informacija.
Kako radi?
Inicijalni prototip UPIS.API rešenja treba prilagoditi korisničkim potrebama u dva domena: prilagoditi bazu skladišta BI podataka i prilagoditi izveštaje. Proces kojim korisnik dobija gotove izveštaje odvija se na sledeći način: podaci iz poslovnih softvera (ERP, DMS, CRM itd.) koriste se za automatsko punjenje UPIS.API skladišta podataka (Data Warehouse), gde se odmah dalje pripremaju za lako i prilagođeno izveštavanje iz različitih oblasti poslovanja (nabavka, prodaja, maloprodaja, zalihe, finansije...)
Po završetku punjenja baze skladišta podataka, automatika dalje puni Microsoft Excel/PowerPivot izveštaje podacima, koji su odmah potom spremni za upotrebu. Ukoliko se želi dalja distribucija na Web ili ka mobilnim platformama, automatika ih može predati Power BI servisima.
Na osnovu velikog iskustva IIB, UPIS.API korisnicima donosi pristup uređenim analitičkim podacima i predefinisanim, ali opet dinamičkim izveštajima. Izabrani alati za vizuelizaciju nude visok stepen interaktivnosti, mnoštvo tipova grafikona i tabela koji mogu da budu međusobno povezani, a odabirom odgovarajućih kategorija i vrednosti, automatski filtriraju izveštaje. Moguće je pratiti brojne pokazatelje poslovanja pomoću raznih „brzinometara“, kroz vreme, u odnosu na geografske odrednice na tradicionalnim ili 3D mapama.
Za i protiv
Uzevši u obzir da su ulaganja minimalna, jer skoro da ne plaćate licence same BI platforme, a rezultat svakako zavisi od toga koliko su podaci detaljni i kvalitetni, potpuno je jasno da je izborom ovakvog tehnološkog pristupa rizik implementacije rešenja poslovne inteligencije najmanji. Još važnije, dalja ulaganja moguće je prilagoditi budžetu i organizacionom kapacitetu.
Rizik izbora lošeg implementatora i rizik nepostojanja politike/sistema dobijanja informacija u organizaciji korisnika i dalje ostaju veoma značajni u implementaciji svakog rešenja poslovne inteligencije. Ukoliko već imate UPIS ERP, nema prirodnijeg, kvalitetnijeg i jeftinijeg puta da ga nadogradite BI rešenjem. UPIS.API može da se poveže i s drugim ERP rešenjima pa ostaje dobar izbor i u tom slučaju, s obzirom na to da se radi o gotovom i „niskobudžetnom“ proizvodu.
To znači da su informacije o poslovanju dostupne u svako doba na svakom mestu. Direktori i šefovi, čak i kada nisu na poslu, samo treba da uključe neku „spravicu“ povezanu na Internet i pogledaju stanje firme ili segmenta za koji su odgovorni. Analitičari i operativci, s druge strane, dobijaju detaljne i interaktivne izveštaje unutar prijateljskog Excel okruženja sa unapred pripremljenim sumarnim prikazima, pa ne moraju iste zaključke da izvode svaki put iz početka.
