GradientTop
PC
Vodeći IT časopis u Srbiji
PC #261 > BIZ&IT
ARHIVA BROJEVA | O ČASOPISU | POSTANI SARADNIK | PRETRAGA
preview
DMS: Kad papir nije dovoljan
Milan Bašić
Danas su nosioci i prenosioci podataka bez kojih ne možemo u poslovanju postali toliko raznovrsni... Pored tradicionalnog papira i elektronskih dokumenata, tu su još e-mail-ovi, faksovi koji nikako da odu u penziju, Web, društvene mreže... A na njima, pored teksta, sve važniji postaju audio i video zapisi. I svim tim dokumentima treba upravljati na pravi način. Dakle, DMS!
- PC #261 u prodaji po ceni od 110 din
broj

DMS: Kad papir nije dovoljan

Ako treba da izdvojimo segmente poslovno-informacionih sistema koji su u poslednjoj deceniji doživeli najveće promene, visoko pozicioniran (ako ne i prvi na toj listi) bio bi sistem za upravljanje dokumentima, DMS. Samo dobro upućene to neće iznenaditi, dok je za većinu ovaj sistem nekako skrajnut na periferiju interesovanja i primene. Ne bez razloga, jer u moru važnijih i onih „još važnijih“ stvari ko će da se bavi upravljanjem dokumentima. Zakon, koji se već dugo pokazuje kao jedini pokretač promena u srpskim preduzećima, potpuno je nedefinisan u tom pogledu. Do pre izvesnog vremena, kada je prvi put donekle regulisan status dokumentacije u elektronskom obliku, može se reći da su propisi čak obeshrabrivali primenu DMS-a u poslovanju.

Gledajući srpske informatičke prilike, čak i organizacije koje su u svetu više decenija oslonjene na intenzivnu primenu DMS sistema, dakle zdravstvo, pravni sistem, državna uprava, banke i osiguranja, dolazi se do zaključka da se nije stiglo mnogo dalje od mikrofilmova i kataloga s metapodacima pogodnim za pretraživanje po unapred definisanim kriterijumima.

Da ne zalutamo i pomislimo da je u svetu dokumentacija na papiru otišla u zaborav, osvrnućemo se na nekoliko činjenica. Prema istraživanju InfoTrends-a iz 2017. godine, koje je obuhvatilo mala i srednja preduzeća u SAD, čak 46 odsto kompanija kaže da je u svom poslovanju primarno oslonjeno na dokumentaciju u papirnom obliku. To je visok procenat, daleko viši nego kod velikih korporacija, a razlog za to je briga malih da troškovi digitalne transformacije kompanije ne „uguše“ redovno poslovanje. Drugo istraživanje iste kompanije, koja se nedavno udružila s kompanijom Buyers Lab čineći novu pod imenom Keypoint Intelligence, pokazuje da papir nema nameru da se povuče iz kancelarija. Čak 70 odsto anketiranih kompanija izjavilo je u 2015. godini da će količina papirne dokumentacije ostati na istom nivou ili će rasti u narednom periodu. Pritom, za praktično isti period, EMC očekuje da će digitalni univerzum sa 4,4 zetabajta u 2013. godini narasti na 44 zetabajta u 2020. godini. Dakle, rast na sve strane.

Svi kao jedan

image

DMS, kao centralna tačka spajanja i upravljanja dokumentima i informacijama, morao je u poslednjoj deceniji silno da se transformiše. S jedne strane, nastavljen je dalji razvoj na polju konverzije papirnih dokumenata u elektronsku formu, sa sve savršenijom konverzijom sadržaja u digitalnu formu koja potom može da se skladišti, pretražuje i koristi ravnopravno sa sadržajem koji je izvorno nastao u digitalnom obliku. Na drugoj strani je razvoj sistema prikupljanja elektronskih dokumenata iz raznih izvora: programa za obradu teksta, tabela, crteža, da pomenemo samo neke, preko sistema za razmenu elektronske pošte, kratkih poruka, pa sve do sadržaja koji su izvorno pohranjeni na socijalnim mrežama. Pregršt izvora koji, osim činjenice da su nosioci informacija, nemaju baš mnogo toga zajedničkog. Sadržaj, format, način skladištenja, odnosno primenjene tehnologije, toliko su raznovrsne da ih ne vredi pominjati. I što je još važnije, nove tehnologije stalno pristižu, a niko ne nazire kraj tome.

I kada ste pomislili da je tu kraj mukama tvoraca modernih DMS-ova, moramo reći da je to tek početak. Ovako prikupljeni podaci su nestrukturirani i njih je teže pretraživati i klasifikovati nego one strukturirane u nekakvoj bazi podataka. Metapodaci mogu da pomognu, ali nisu pravo rešenje. Zahvaljujući tehnologijama napredne pretrage, pre svega nestrukturiranih podataka (neke od njih svakodnevno koristimo iako nismo previše svesni toga), podaci pohranjeni u nekom od modernih DMS-ova postaju višestruko upotrebljiviji i, samim tim, vredniji.

Konačno možemo da odahnemo – o DMS-u na kraju druge decenije 21. veka sada znamo sve. Imamo softver koji ne samo da ume da pretvori papirne dokumente u elektronske, već slike pretoči u tekst koji posle indeksira i omogućava nam brze i napredne pretrage, baš kao što su one moguće i iz drugih izvora digitalno kreiranih dokumenata – fajl-sistem, elektronska pošta, društvene mreže...

Da ne zaboravimo da dodamo i odranije poznatu nam dobru osobinu DMS-a: vođenje računa o tome ko je, kada i kako menjao dokument, uz čuvanje jednog broja verzija koje su tako nastale. Time je i bezbednost veća.

A sada svi zajedno

I tako, korak po korak, došlo je do prirodnog spajanja različitog softvera u jedan funkcionalniji. Kada pričamo o DMS-u, mogli smo celu stvar da usmerimo i u centar pažnje postavimo softver za timsku saradnju ili, možda, softver za upravljanje poslovnim procesima. Danas se radi o jednom softverskom sistemu koji objedinjuje i omogućava sve tri funkcije koje su od suštinske važnosti kada razmišljamo o protoku i razmeni informacija, njihovoj formalnoj prezentaciji, skladištenju nosilaca (dokumenata) i kontroli kako pristupa, tako i sleda radnji u njihovom nastajanju, obradi i potonjem korišćenju.

Prvi koraci ove integracije nisu učinjeni juče. Setimo se samo da je Microsoft SharePoint portal javnosti predstavljen još 2001. godine. Dobro, pitaćete kakve veze ima SharePoint sa DMS-om. Razmislite još jednom – ova platforma omogućava nam da skladištimo dokumenta iz raznih izvora, razmenjujemo infomacije na raznim formalnim i neformalnim nivoima s različitim zainteresovanim grupama, vodimo računa o verzijama dokumenata, postavljamo radne tokove i prava pristupa. Da li vas sve to upućuje na DMS? Naravno da je odgovor potvrdan. SharePoint nije samo DMS, mada i to može da bude. Na kraju, ako u nekom pretraživaču postavite upit da vam izlista DMS proizvode, njega nećete naći mada je po nekim istraživanjima upravo ova njegova uloga najrasprostranjenija. Ovaj Microsoft-ov proizvod nije najreprezentativniji, ali nije ni najstariji, mada je sigurno među najstarijima ako govorimo o integraciji rešenja za više poslovnih potreba u jedno softversko okruženje.

Kada već pričamo o integraciji, primetna je tendencija povezivanja DMS-a sa srodnim paketima, pre svega sa CMS-om, dok je kod jednog dela ERP-ova primetna tendencija da se u određenoj meri ovlada funkcijama tipičnim za DMS, pre svega na polju čuvanja i dostupnosti dokumenata koji su izvor podataka za sam ERP.

Povratak u svet papira

DMS je krenuo od potrebe da se papirni dokument prevede u elektronsku formu i potom kao takav čuva radi lakše dostupnosti. Bilo je puno priča o budućnosti u kojoj će vladati „kancelarija bez papira“, ali to se nikada nije dogodilo – papir i dalje vlada, a čini se da nema nameru da uskoro ustukne pred digitalnim svetom.

Shvativši to i, prostom računicom troškova, došlo se do zaključka da je jednako važno i upravljati procesom pretvaranja elektronskih u papirna dokumenta. I tako nastadoše razni Printing Management sistemi, koji obuhvataju konsolidaciju instaliranih hardverskih resursa, brže i jeftinije održavanje i kontrolu nastanaka troškova koji, zapravo, nisu takom mali. Naročito u poslovanju koje ne može bez papira i brojnih dokumenata koje neko nosi, potpisuje, arhivira jer to zakon traži.

Sve to se oslanja na Print Management softver koji može da se nabavi od nezavisnih proizvođača ili u sklopu rešenja za upravljanje štampom koje nude svi veliki proizvođači štampača. Izbor je širok i svako tu može da nađe pravu meru između mogućnosti koje su potrebne i cene koju treba da plati.

Iznajmiti ili kupiti?

Hamletovska dilema koja je i ovde nezaobilazna. DMS i PMS, dva srodna i usko povezana sistema, u ogromnoj meri oslonjena su na hardver: skenere, skladišta podataka i štampače. Kako preduzeće raste i kako prolazi vreme, ovi resursi postaju sve opterećeniji i sve ih je više. A svaki hardver traži i odgovarajuće preventivno i interventno održavanje. Ekonomska računica je i ovde neumoljiva – ako ne održavate na vreme, troškovi popravke su veći, a životni vek uređaja kraći. A tog održavanja i nema toliko mnogo da vam se isplati da zaposlite servisera. Takođe, ukoliko kapacitet postane premali, a vreme za zamenu resursa nije isteklo, onda kupujete nove resurse i trošite više para nego što bi trebalo.

Sve u svemu, kada je reč o hardveru, a tu mislimo pre svega na skenere i štampače, iznajmljivanje kompletne usluge koja ne podrazumeva samo hardver već i softver za upravljanje štampom, nabavku potrošnog materijala i servisiranje čini se kao veoma atraktivan izbor. Kod nas ima više ponuđača, pa i mogućnost izbora ne nedostaje. Kada je reč o DMS-u i za njega neophodna skladišta podataka, izbor je složeniji. S jedne strane, tu je cloud u kojem mogu da budu i softver i podaci, što i nije tako loše dok toga nema mnogo. Nisu svi spremni da nekom drugom prepuste brigu o bezbednosti – i u svetu postoje brojne dileme u vezi sa sigurnošću podataka „u oblaku“. S druge strane, atraktivna je ideja da iznajmite softver koji se pokreće na nekakvim serverima koje održava sam proizvođač softvera, uz stalno najnoviju verziju programa. A i troškove je lakše pratiti i prilagođavati mogućnostima i potrebama. Zato je u poslednje vreme veliku pažnju privukla opcija hibridnih sistema u kojima softver iznajmljujete i nije vam potreban hardver da ga pokrenete, ali su podaci i dalje kod vas na vašim serverima i diskovima. Ili, što bi naš narod rekao – i jare i pare. Šta je sve kod nas u ponudi i šta je dostupno za iznajmljivanje ili kupovinu, saznaćete na narednim stranicama našeg časopisa...

SLEDEĆI TEKST U PC #261
preview
Desktop kao servis
Damir Jović



ASUS Vivobook


YuNet

Acer


Excel kuhinjica

.

PC
Twitter Facebook Feed Newsletter