sERPentine poslovnih rešenja

Za odgovore na neka ključna pitanja izabrali smo Milana Bašića i Miodraga Ranisavljevića, naša dva ugledna saradnika ali i prekaljena ERP-ovca koji su se iskazali i kao konsultanti i kao neposredni učesnici u timovima za implementaciju različitih ERP sistema.

Gde je granica neophodnosti ERP-a, s obzirom na veličinu firme, na vrstu ili obim delatnosti? Postoje li neke generalne preporuke?

MB: Postoje dva kriterijuma. Veličina preduzeća i godišnji obrt: svetski standard je preko 10 korisnika sistema (information worker) i više od 10 miliona dolara. U srpskim okvirima je godišnji prihod daleko manji, pa se za granicu obično uzima milion evra godišnje.

Prethodni kriterijum se snižava ako je složenost poslovnih procesa veća ili ako je dinamika razvoja preduzeća na visokom nivou. Za prvo može da bude dobar kriterijum i proizvodnja i prodaja (VP i MP), a za drugi firma koja je odlučila da što pre krene u ERP i anulira probleme kod naknadnog uvođenja.

MR: Stroga granica ne postoji. Malima treba isto što i velikima. Pitanje je u nivou detalja. Male firme imaju potencijal da postanu velike tokom vremena. Ako se u startu opredele za informacioni sistem koji ih ograničava, migracija na neki „veći“ sistem može biti komplikovana. S druge strane, ako male firme nemaju ambicija da rastu i da se razvijaju (a to je malo u suprotnosti sa filozofijom rasta i razvoja, ali nije nemoguće u praksi), onda je sasvim u redu da se opredele za rešenje koje ne spada u ERP kategoriju. Ono što može biti generalna preporuka jeste da potražite softver koji može da raste s vama. Druga generalna preporuka je da, ako imate planiranje u firmi, ERP vam je potreban.

Koliko će „to“ trajati?

Svi koji se neposredno bave proizvodnjom ili implementacijom ERP-a naglašavaju važnost pripremnog perioda. Koliko on obično traje i od čega to zavisi?

MB: Zavisno od složenosti poslovnih procesa, pripremljenosti samog preduzeća i nivoa osposobljenosti i motivisanosti radnika može trajati kraće ili duže. U dobrom sistemu sa ISO 9001 koji nije samo na papiru, posao može da bude urađen brzo. Na drugoj strani je firma „spolja gladac, unutra (organizacioni) jadac“, gde se pripremni period otegne kroz implementaciju koja je mučna. To zna da traje nekoliko godina, dok korisnik ne shvati gde se nalazi pravi problem. Pisali smo već o tome, a dobar primer je Nelt i implementacija SAP-a.

MR: Priprema je veoma važna. I u ovom slučaju ne postoji univerzalan odgovor, ali postoje neke opšte preporuke. Jedna od ključnih tema za razmišljanje jeste da je potrebno utrošiti onoliko vremena koliko je potrebno da se ustanovi da li će ERP sistem zadovoljiti potrebe za podacima i informacijama u kompaniji. Što bolja priprema, bolja implementacija. Bolje je „teška pitanja“ otvarati na početku nego u toku posla ili na njegovom kraju.

Koliko je važno izabrati ERP provajdera/implementatora koji već ima iskustva ili već gotova rešenja u oblasti privrede kojom se bavi firma koja uvodi ERP?

MB: Bitno je. Ali nekada može mnogo da pomogne i želja implementatora da uđe u novu oblast.

MR: Iskustvo je praksa. Kako neko reče, teorija i praksa su isti. U teoriji. Dakle, iskustvo implementatora u sličnim ili istim oblastima od velike je važnosti za uspešnost implementacije. Ako je implementator ili ponuđač rešenja već radio s firmama slične delatnosti, to znači da zna način poslovanja u toj specifičnoj delatnosti, kao i zamke i rizike koji se mogu izbeći. To je iskustvo. Ono je dragoceno jer zapravo skraćuje vreme i pripreme i same implementacije. S druge strane, iskustvo implementatora može i usmeriti i skrenuti pažnju na specifičnosti dobre prakse iz prethodnih implementacija. Na taj način se know-how kroz iskustvo implementatora u grani u kojoj i vaša kompanija radi „preliva“ i na vaše poslovanje, a to može biti dragoceno za vas.

Prepreke na putu

Najveći otpor u firmi izazivaju neophodnosti promene nekih proizvodnih procesa i dodatna edukacija za novi ERP ili nove mogućnosti postojećeg. Kako se to prevazilazi?

MB: Pre uvođenja ERP-a treba pripremiti preduzeće i zaposlene za promenu. To podrazumeva jasno definisanje potreba i zahteva, pripremu organizacije da ispuni zadatke, edukaciju zaposlenih i njihovu motivacija. Ovo je pripremni projekat, veoma važan i obavlja se pre nego što se i krene u potragu za adekvatnim ERP-om. To bi trebalo da uradi samo rukovodstvo preduzeća (HR, finansijski rukovodilac, tehnološki rukovodilac, komercijalni rukovodilac), da stane iza toga i da ceo posao ima nesumnjivu podršku najviše instance. To je teorija, u svetu ponegde praksa, a kod nas samo u retkim slučajevima, osim ako ne računamo i strana preduzeća koja sa sobom od početka donose pozitivnu praksu. A i to nije svuda slučaj. Ukoliko preduzeće prepozna značaj ovog posla, često se angažuju spoljni saradnici – konsultanti, da im smanje lutanja kroz šumu zadataka koje treba da obave.

MR: Prevazilazi se adekvatnom primenom metodologije za upravljanje promenama. Ukratko. Ako razumemo da je jedina konstanta promena, onda svakako možemo razumeti i prihvatiti da su promene sastavni deo života i poslovanja. Do usvajanja promena se najlakše dolazi dodatnom edukacijom. Nažalost, promene i edukacija nisu ključne aktivnosti kojima smo skloni. Odatle i taj strah od promena i novih načina rada. Ne mora da znači da je svaka promena dobra, i tu treba biti oprezan – šta se, kako i zašto menja. „Mi to uvek tako radimo, a ne znamo zašto“ ne sme biti ideja vodilja. Ako ne znamo zašto određene stvari radimo na određeni način, onda je možda vreme za preispitivanje.

Ma kako dobar, ERP traži bar povremeno održavanje, ispravke ili usklađivanja sa zakonodavstvom. Koliko ti procesi traju i koliko su transparentni za korisnike?

MB: ERP ne traži stalno održavanje – to je kontinuiran poslovni proces usklađivanja sistema s potrebama kompanije. Organizacija se menja, dolaze novi poslovi i procesi koji ih prate, tu je fluktuacija ljudi, potrebna je obuka, menja se zakonodavstvo, menjaju se poslovne politike firme, tehnologije, proizvodi, implementiraju se nove funkcionalnosti. Mana mnogih implementacija jeste to što ne postoji u preduzeću barem jedna osoba sa stalnim zadatkom da se isključivo bavi ERP-om. Što je manje osoba na tom poslu, to njihova stručnost, iskustvo i sposobnost moraju da budu veće. Velike kompanije u Srbiji koje uspešno koriste ERP imaju i do dvadesetak ljudi koji se bave ovim poslom. Dakle, ne serverima, desktop računarima, mrežom, Internetom i drugim ICT poslovima, već samo ERP-om. Hteli mi to ili ne, drugačije ne ide.

MR: Održavanje je ključna aktivnost. Sistem koji se ne održava nije dobar. Održavanje je potrebno iz mnogo razloga, od popravke otkrivenih grešaka, preko usklađivanja s regulativom, do unapređenja sistema. Te aktivnosti obavlja proizvođač softvera i one mogu biti različitog trajanja, u zavisnosti od kompleksnosti greške, regulatorne promene ili unapređenja. Neke aktivnosti traju kraće, a neke duže. Trebalo bi da ove aktivnosti budu maksimalno transparentne za korisnike, a još je važnije da one budu adekvatno objašnjene korisniku. Najčešće su ove stvari dobro predstavljene korisnicima, ali praksa je pokazala da korisnici često ne gledaju ove stvari i odatle ta percepcija netransparentnosti. Uzimajući u obzir važnost ovih izmena, svaki korisnik bi trebalo da prati i ove izmene kako bi mogao adekvatno da planira i svoje aktivnosti.

Odgovori su nekada slični, a nekad s akcentom na neku drugu vrstu problema. Ipak verujemo da će vam ovi odgovori svakako biti korisni pri odlučivanju, pri izboru ERP sistema i izboru pravog tima za implementaciju.