 | Predlošci olakšavaju početne korake u gradnji dokumenata, a u vreme pisanja teksta bilo ih je oko 400. Ipak, korisnik ne može sam da pravi predloške
(kliknite za veću sliku) |
Nije lako objasniti kako je nekad izgledala primena naprednih informatičkih tehnologija u poslovanju. To se posebno odnosi na obradu poslovnih dokumenata: tehnologije su izmenile tu sliku tokom vremena, a stalno rastući kapaciteti Mreže čine Web platformom za osvajanje novih prostora koje prihvatamo kao radno okruženje.
Za novu generaciju korisnika nije bitan samo dokument; važno je i da funkcije obrade postanu dostupne. Rešenja na tom planu napreduju sve brže, a stari problemi kao što je kompatibilnost formata datoteka lagano postaju anahronizam. Dostupnost Interneta teži da postane sveopšta, pogotovo uz bogat izbor prenosnih računara koji su odavno dovoljno jaki da budu jedina mašina poslovnih korisnika (znate li za neki noviji model koji nema ugrađen WLan?). No, danas će svaki drugi poslovni čovek naći bar pet opravdanih razloga da na put ne nosi laptop. A kako stoje stvari, razloga za to će biti sve manje.
Zadovoljiti svakoga?
Ideja o razvoju Web aplikacija koje funkcionišu kao programi za obradu dokumenata nije novog datuma, ali su se tek poslednjih godina stekli uslovi da ideja bude pretočena u stvarnost: tehnologije za pisanje Web aplikacija i serveri koji nude kapacitete tek malo manje od beskonačnih. U toj priči, značajnu ulogu ima kompanija koja je za samo deset godina postojanja prerasla iz garažne laboratorije u dominantnog činioca na Internetu. Ne samo da je Google učinio ono što nikom nije uspelo ranije, nego je projekat Google Docs izazvao i lančanu reakciju konkurencije – razne online aplikacije za obradu dokumenata niču kao pečurke posle kiše. Istražili smo Google Docs u nameri da vam pomognemo u upoznavanju sa tim zanimljivim i besplatnim servisom.
Preduslovi za korišćenje sistema Google Docs su stalna veza ka Internetu (i minimalni broadband je su sasvim dovoljan) i lični Google nalog; uobičajen je onaj za Google Mail, ali možete napraviti i poseban nalog na servisu Google Accounts (zapravo je svejedno, oba mogu da služe kao identifikacija za pristup u sve Google servise). Docs je potpuna Web aplikacija, što znači da radi u svim novijim Web browser-ima na Windows, Linux i Mac OS X platformama, a odnedavno je u funkciji i Google Docs interfejs za mobilne platforme. Spisak garantovane podrške je nešto kraći od realnih mogućnosti, što je samo mera opreznosti; nećete imati problema.
Aplikaciji Google Docs ćete pristupiti na adresi docs.google.com ili klikom na link Documents dok radite u interfejsu nekog drugog Google programa. Na početku vas dočekuje jednostavan interfejs u kome ćete razvijati i održavati dokumente koje ćete kreirati ili usmeriti sa svog računara. Sadržaje možete da organizujete u više dimenzija: kroz foldere, koji će istovremeno služiti za kategorizaciju dokumenata, na osnovu tipa dokumenta ili dodelom raznih atributa. Ovo zvuči složenije nego što zaista jeste: kad počnete da pakujete arhivu dokumenata, vrlo brzo ćete se snaći.
Dokumenti, a ne datoteke
 | Rad sa dokumentima u skladu sa navikama. Nema složenih elemenata, ali sve osnovne stvari su tu
(kliknite za veću sliku) |
Postoje četiri vrste dokumenata koje možete čuvati u online skladištu. Dokumenti (u užem smislu reči) mogu biti u formatima HTML, TXT, DOC (Microsoft Office Word), ODT (OpenOffice Writer) i RTF; svaki dokument može biti velik do 500 KB i do 2 MB po ugnežđenoj slici. Prezentacije su datoteke u formatu PPT ili PPS (ovog časa ne vidimo prirodne OpenOffice.org formate), a kreirane datoteke ili one poslate sa diska mogu biti velike do 10 MB; datoteke preusmerene sa Web-a mogu biti velike do 2 MB, a one poslate e-poštom do 500 KB. Najzad, unakrsne tabele mogu biti u formatima CSV, XLS (Microsoft Office Excel) i ODS (OpenOffice Calc), do 1 MB. Modul Spreadsheets uvodi i neke druge kategorije limita, a o njima ćemo govoriti kasnije. PDF datoteke su jedine koje ne možete kreirati od nule, ali ćete izvoziti sadržaje drugih dokumenata kao PDF, uputiti ih sa svog diska (do 10 MB po datoteci) ili ih preusmeriti sa Web-a (do 2 MB po datoteci).
Pominjanje klasičnih formata je relevantno samo kao predmet upload ili download procedura. Dok radite u Google Docs interfejsu, vi zapravo radite sa HTML dokumentima. Zato se svaki dokument prilikom kreiranja ili prosleđivanja interno konvertuje u HTML format, pa je to veličina koja se računa prilikom čuvanja u skladištu. Ograničenje kapaciteta skladišta će zadovoljiti vaše dugoročne potrebe. Najtešnje je sa PDF dokumentima, kojih možete imati najviše stotinu. Zajedničko ograničenje za module Documents i Presentations je 5.000 dokumenata i 5.000 slika koje su ugnežđene u dokumente. Najzad, ograničenje od 1000 radnih svezaka u modulu Spreadsheets ćete teško dostići u razumno dugom periodu. Što se zbirnog kapaciteta tiče, budite slobodni da napravite kombinaciju koja zauzima najviše prostora, pa je uporedite sa ukupnom veličinom svih dokumenata na svom disku: nema brige. Svaku datoteku možete u svakom času premestiti u drugi folder (sami ćete kreirati tu strukturu), a izbrisane datoteke će ostati u kanti za smeće dok god ih ne restaurirate ili ne ispraznite kantu.
Posebna pikanterija je to što svaku datoteku možete deliti sa drugim korisnicima, dodeljujući im razne uloge i prava; čak je moguć i simultani rad u dokumentima. Autor ovih redova je bio u prilici da istovremeno radi na jednom važnom spreadsheet dokumentu sa svojim saradnicima (jedan u Beogradu, drugi u San Francisku) i svedoči da ta mogućnost radi besprekorno. Ako vam neko drugi dodeli neko pravo na svom dokumentu, tada se ta stavka pojavljuje u vašem skladištu kao prečica – ne zauzima nijedan limit vašeg skladišta, ali ravnopravno učestvuje u kategorizaciji, pretraživanju i ostalim operacijama.
Aplikacija uredno prati revizije dokumenata, što dobro dođe kao mera praćenja aktivnosti, ali i kao mogućnost za „veliki Undo“ ukoliko neki vaš saradnik načini neželjenu promenu. To je korisno i zato što Google Docs bez pitanja čuva izmene u dokumentu, čak ako to niste naložili, što bi u nepovoljnom slučaju moglo da naruši željeni sadržaj dokumenta. Teško je oceniti koliko revizija je raspoloživo; u radnoj svesci na kojoj sam radio sa saradnicima, tri meseca nakon kreiranja, sačuvano je svih 160 revizija, pri čemu se tačno zna ko je izveo koju promenu.
 | Radna sveska kao i svaka druga, kada je reč o interaktivnosti proračuna. Dok uređujete fakturu, vaš kolega sređuje tabelu rabata. Pritom znate ko radi u kojoj ćeliji
(kliknite za veću sliku) |
Pohvaljujemo i stalno rastuću kolekciju predložaka dokumenata svih tipova. Predlošci čine dobro standardizaciji i brzom početku rada na nekom tipskom dokumentu, ali nema načina da održavate kolekciju sopstvenih predložaka. Srećom, postoji trivijalan manevar: možete kreirati gotove početne dokumente i smestiti ih u posebni folder; posao ćete započeti odatle, pa u tek otvorenom dokumentu sačuvati kopiju pod drugim imenom. Pomalo je neobično to što u interfejsu skladišta ne postoji komanda za kopiranje dokumenta, ali to u praksi i nije tako veliki problem.
Dokumente možete i da štampate: u slučaju PDF dokumenata i radnih svezaka, reč je o preuzimanju PDF verzije sadržaja koji ćete potom štampati sami. Dokumente i prezentacije ćete štampati direktno ili birati opciju preusmeravanja u lokalni PDF. U svakom slučaju, sami obezbedite Adobe Reader.
Kako rade moduli
Ako ste napredni korisnik sa velikim apetitom za moćnim alatima, spremite novac za softver i snađite se negde drugde. Realno, tri modula koji čine Google Docs sadrže mogućnosti na nivou koji odgovara početnim kursevima za odgovarajuće desktop programe. Onog časa kad prihvatite da je funkcionalni poslovni dokument moguće kreirati i uređivati bez potrebe za komplikovanjem, a da većinu redovnih aktivnosti čine proste radnje, stvari dolaze na svoje mesto. Velika većina korisnika, hteli mi to da priznamo ili ne, primenjuje tek mali deo mogućnosti najpoznatijih desktop programa. Uostalom, Google je poznat po tome da stalno unapređuje svoje aplikacije – stalno rastući popis noviteta na stranicama podrške je interesantan i valja da ga pratite od časa kad počnete da koristite Google Docs.
 | Ako vam nedostaje neka funkcionalnost, zavirite u galeriju gedžeta. Ovde vidite pivot tabelu napravljenu od liste u pozadini
(kliknite za veću sliku) |
Ergonomija interfejsa je na pristojnom nivou: meniji i trake alatki su pregledni, postoje kontekstni meniji pod desnim klikom miša, često postoje kontekstne ekranske napomene, a raspoložive su i standardne prečice na tastaturi. Odziv interfejsa u nekim slučajevima može da bude spor, bez obzira na brzinu i kvalitet veze kojom raspolažete; u par navrata smo iskusili i zastoje od po nekoliko sekundi, mada to na kraju nije uticalo na stabilnost rada modula, niti je dolazilo do gubitaka informacija. Zastoji su verovatno posledica zasićenih resursa aplikativnog servera na kome radite. Ako biste namerno zatvorili prozor Web browser-a u kome radite, gubici su mogući, jer se automatsko čuvanje dokumenta obavlja „samo“ nekoliko puta u minutu. Ipak, kada se jednom naviknete, sve radi glatko i bez problema.
Najveći broj korisnika pravi klasične dokumente sa uređenim tekstualnim sadržajem, pa zavirimo najpre u funkcionalnost modula Documents. Rad sa dokumentima je primeren svakodnevnim potrebama korisnika – možete da kontrolišete metriku pasusa, stilove (na elementarnom nivou), fontove i druge sitnice. Od objekata, na raspolaganju su slike, zaglavlja i podnožja, tabele, komentari, fusnote i automatski generisani sadržaj. Na raspolaganju su i provere spelovanja na raznim jezicima; nažalost, srpski zasad nije među njima.
Kada smo poslali složeni dokument sa diska u Google Docs skladište, bio je uredno otvoren, ali neki elementi su pogubili aktivno svojstvo (okviri sa tekstom su pretvoreni u slike; sličice iz galerije Clip Art nisu valjano prenete, itd). Sve su to problemi koje je bilo moguće razrešiti. Dokument kreiran od početka izgleda očekivano, a nismo primetili razlike pri izvozu u PDF i štampanju. Nedostajao nam je prelom u dve ili više kolona a i to što, mada okviri za tekst mogu da se simuliraju tabelom, ne možete promeniti smer toka teksta niti prelomiti da tekst teče oko okvira (za slike takva opcija postoji). Možda je u ovoj fazi razvoja previše da očekujemo polja, barem ona koja automatizuju datum i vreme; broj stranice je moguće angažovati samo prilikom štampanja.
Prezentacije i tabele
 | Prezentacija ne mora da sadrži animacije da bi bila atraktivna. Zakažite online projekciju ili ugradite slajdove u stranice svog sajta
(kliknite za veću sliku) |
Modul Presentations je prilagođen online ambijentu; zbog toga nećete naći alate za „mrdalice“ i tranzicije slajdova. Elementarni postupci odgovaraju programima iste kategorije. Raspolažete stilski uobličenim pozadinama koje čuvaju koherentni izgled spremljenog sadržaja pri zameni. Pri preklapanju grafičkih elemenata, lako ćete razrešiti redosled u slojevima. Doduše, ne postoji opcija uređenja mastera, ali to ćete nadoknaditi ako spremite prikladnu šemu prezentacije u svom desktop programu ili upotrebite neki gotov predložak. Raspolažete i oknom za unos beleški, što je element koji mnogi kreatori prezentacija zaboravljaju da iskoriste pametno (pogotovo ako se prezentacija publikuje javno za samostalni pregled).
Najveća vrednost ovog dela sistema Google Docs je u tome što spremljenu prezentaciju možete aranžirati za online upotrebu. Prva opcija je projekcija slajdova: kada preuzmete kontrolu nad projekcijom, auditorijum je prati u ritmu koji sami odredite. Interakcija je zasad rešena samo u oknu za chat – zasad nema audio podrške. Drugi vid online eksploatacije je ugnežđivanje na nekom drugom sajtu: tokom pripreme za tu potrebu, biraćete veličinu okna, a dobićete HTML kod koji ćete postaviti na ciljnu stranicu. Baš zbog ove druge opcije, vredelo bi da postoji mogućnost definisanja automatske smene slajdova posle određenog vremena.
Rad sa unakrsnim tabelama u modulu Spreadsheets je suštinski različit od rada u desktop programima, najpre po tome što naizgled izostaju napredni analitički alati kao što su izvedene tabele, podzbirovi, konsolidacija... Možda se ne treba čuditi što su radne sveske ograničene kapacitetom: najviše 256 kolona, 200.000 ćelija ili 100 radnih listova, pa koji god limit bude najpre dostignut. Postoji i ograničenje na 20.000 ćelija sa formulama. Nije ograničen broj redova na radnom listu (dakle, može ih biti najviše 200.000). Pošto praksa kaže da preko 90% svih radnih svezaka ima samo jedan ili dva radna lista, ograničenja nisu previše ozbiljna. Mnogo je bitnije što postoji baterija spreadsheet funkcija, čiji sastav i mogućnosti odgovaraju potrebi ogromne većine korisnika. Uz primerene alate za oblikovanje sadržaja (formati brojeva, bojenje teksta i ćelija), vaša funkcionalnost ipak neće biti previše ograničena.
Modul Spreadsheets je prvi deo sistema Google Doc koji uvodi gedžete (gadgets), što je verovatni pravac i za funkcionalno proširenje ostalih tipova dokumenata. Uvođenjem gedžeta, radnoj svesci ćete dodati razne oblike grafikona, preinačićete liste u tabele koje dozvoljavaju filtriranje i grupisanje, napravićete izvedenu tabelu, integrisaćete Google mapu ili funkcionalni dijagram, a čak postoji i gedžet koji je u stanju da prevede sadržaj neke ćelije u okviru ograničene tabele parova jezika. Rezultati analitičkih gedžeta se inicijalno pojavljuju u zasebnom oknu nad radnim listom, ali ih možete preusmeriti na posebni radni list, a odatle ćete ih eksploatisati interaktivno.
Jedino ozbiljno upozorenje glasi da morate proveriti sadržaj pri otvaranju radne sveske prosleđene sa vašeg diska, jer su moguće nekompatibilnosti. To se najpre odnosi na interpretacije egzotičnijih funkcija, kao i na nedostajuće komponente zaštite sadržaja i uslovnog formatiranja ćelija.
Na kraju pomenimo i aplikaciju Google Docs Offline, paket aplikativnih dodataka za vaš Web browser koji stupa u interakciju sa offline kopijom skladišta na disku. Sve promene koje načinite u tom okruženju, zasnovanom na mehanizmu Google Gears, biće automatski sinhronizovane sa sadržajem online skladišta kad ponovo priključite svoj računar na Internet.
Bez dileme
 | | (kliknite za veću sliku) |
Bilo bi neprimereno završiti ovaj pregled odeljkom pro et contra, jer nema smisla osporavati celishodnost razvoja online programa. Umesto toga, predlažem da Google Docs posmatrate kao prve korake u mladoj klasi softvera čiji su zvezdani trenuci tek pred nama. Kritički osvrt na vrline i mane ovog (i sličnih) programa mogli bismo da zakažemo tek kroz pet godina: prognoziram da ćemo tada dati sebi za pravo na agresivniji ton, bude li to zatrebalo. U međuvremenu, opraštamo nekonzistentnost interfejsa u različitim modulima (npr. položaj komande Save & Close), terminologiju za izvoz sadržaja u lokalnu datoteku ili različite opcije signalizacije kada neko drugi menja dokument u isto vreme.
Sudeći po gedžetima u modulu Spreadsheets, u pregledu funkcionalnosti aplikacije Google Docs izlišno je raspravljati „šta se može, a šta ne“; mogućnosti rastu paralelno sa rastom popularnosti ovog servisa. Zato potražite odgovor na pitanje „mogu li sadašnje funkcionalnosti da pomognu da završim svoj posao?“ Pritom znajte da Google neprekidno unapređuje svoje programe: u roku od samo par nedelja od pisanja ovog članka do časa kad ga čitate, sasvim je moguće da su neke funkcionalnosti, osobine ili limiti već unapređeni u vašu korist. Poenta i nije u tome da napustite svoj desktop sistem za obradu poslovnih dokumenata, ali kad-tad ćete poželeti da pristupite nekom svom dokumentu sa tuđeg računara, ne ugrožavajući pritom ni privatnost ni funkcionalnost.
Ako ste često u pokretu, overite mogućnosti koje nude servisi kao što je Google Docs. Ako vam se i ne dopadne ovaj kandidat, čemu je mala verovatnoća, perspektiva je takva da već možete da birate Web aplikaciju koja vam je po volji. Zato ćemo uskoro opisati i druge slične aplikacije.
|
