Svet kroz brojke

Moderan poslovni čovek ne može da zamisli svoj radni dan bez „krckanja brojki“ u nekoj Microsoft Excel tabeli. Čak i u Srbiji. Ne verujete? Upoznajte Bobana. Glavni junak naše ovomesečne priče o najnovijem Microsoft Office paketu je vlasnik kafića, ima nekoliko zaposlenih i kao i svaki svoj kolega preduzetnik, želi da postane i ostane uspešan. A za to je potrebna, pre svega disciplina. Naime, Boban svakog jutra, umesto da pročita najnovije vesti na Internet portalima ili proveri šta ima novo na Facebook‑u, najpre otvori svoju Excel tabelu. Tamo je sve zapisano, do najsitnijih detalja: kakav je bio promet u kafiću tokom proteklog perioda, koliko kafa je popijeno, koliko sendviča pojedeno, koliki su prihodi i troškovi. I na osnovu toga on zna kako će mu izgledati naredna nedelja, mesec, godina, i može mirno da nastavi sa svojim radnim danom. Ili da interveniše ako uoči neki problem.

Sve je u proračunu

Po­da­ci se se­miauto­mat­ski for­ma­ti­ra­ju ta­ko da is­ta­knu tren­dove (kliknite za veću sliku)

Svaki moderni i uspešni menadžer će vam potvrditi da maksima „ako nešto ne možeš da izmeriš, ne možeš njime ni da upravljaš“ važi u bilo kom biznisu, kako malom, tako i velikom. A da biste tu šumu poslovnih podataka smestili na jedno mesto, obradili, analizirali i prema potrebi prikazali na adekvatan način, potreban vam je program za tabelarne proračune, kao što je Microsoft Excel. Od priručnog pomagala za vođenje ličnog budžeta, pa sve do alata za upravljanje poslovanjem multinacionalnih korporacija, Excel je odavno pronašao svoje mesto na računarima mnogih korisnika i zato se njegovom inoviranju u Microsoft‑u poklanja posebna pažnja. Verzija 2013 donela je mnoštvo noviteta koji su zajednički za sve članove Microsoft Office familije, pre svega u oblasti dizajna interfejsa. Za razliku od Word‑a, ovde je svedeni dizajn Ribbon‑a bolje uklopljen u celinu, a redukovano šarenilo je samo varka – broj opcija za podešavanje tabela i njihovog izgleda nikada nije bio veći.

Ne dajte da vas šarenilo zavara, pošto ni najlepše dizajnirana Excel tabela bez kvalitetnih podataka neće pomoći vašem biznisu. Boban to najbolje zna, pa se fokusirao na prikupljanje podataka o svom biznisu. Ipak, sakupljanje i unos tih informacija može da bude naporan posao, naročito ako je gomila podataka međusobno slična ili se polja ponavljaju. Jedna od prvih opcija koju nauče novopečeni korisnici Excel‑a jeste Fill, uz pomoć koje možete graditi nizove podataka ili jednostavno kopirati jedan podatak i tako kreirati niz. U verziji 2013 Microsoft Excel je otišao korak dalje i dobio veštačku inteligenciju.

Opcija Flash Fill analizira okolne ćelije i prepoznaje obrazac po kojem popunjavate novi red ili kolonu. Ako prepozna šemu prethodnih ćelija, ona će ponuditi korisniku set podataka kojim treba popuniti naredne ćelije. Ako su ti podaci odgovarajući (npr. imena koja se izvlače iz polja sa e‑mail adresom), dovoljno je da potvrdite izbor pritiskom na Enter i – voila, popunili ste čitav niz. Ako veštačka inteligencija nije pogodila... pa, uvek ostaje stari metod unosa.

Analizirajte

Op­ci­ja Flash Fill ana­li­zi­ra okol­ne ćeli­je i pre­po­zna­je o­bra­zac po ko­jem po­pu­nja­va­te no­vi red ili ko­lo­nu, pa nu­di ko­ri­sni­ku set po­da­ta­ka ko­jim će po­pu­ni­ti na­re­dne ćelije (kliknite za veću sliku)

Nakon što ste u svoju Excel tabelu uneli podatke koje ste izvukli iz fiskalne kase, izvoda iz banke, sopstvenih beleški, sistema za automatsko brojanje posetilaca ili bilo kog drugog, manje ili više automatizovanog sistema za akviziciju podataka, sve to treba analizirati. I to je obično momenat na kojem većina manje disciplinovanih korisnika pada na ispitu – šta vredi gomila podataka ako ih konstantno ne pretresate, kao što to radi naš junak Boban. Iskusnim menadžerima sa MBA diplomama zvučnih univerziteta (ili iz škole života) ne predstavlja neki poseban problem da osmisle i postave sistem po kojem treba analizirati podatke. Ali, malom privredniku, vlasniku pekare ili kafića, to i ne mora da bude baš jasno. Ili će potrošiti previše vremena na tome.

Zato sada u Excel‑u 2013 postoje opcije Quick Explore i Quick Trend. Prva ispituje strukturu podataka u tabeli i pokušava da pronađe skupove koji mogu ukazivati na neki novi ugao za analizu, koji možda niste uočili. Ako imate malu tabelu na jednom sheet‑u, ova opcija se možda i ne čini značajnom, ali ako vodite više poslova u više radnih listova, Excel će sada obaviti gomilu posla umesto vas.

Quick Trend je još jedna korisna opcija koja na osnovu istorijskih podataka i nizova predviđa buduća kretanja. Što više faktora unesete u tabelu dobićete precizniju prognozu. I vi ćete sada reći „u zemlji u kojoj se ne zna šta donosi sutra koliko koristi ima od prognoze poslovanja u narednih godinu dana“. Ima tu istine, ali se svaki ozbiljan biznis zasniva pre svega na mogućnosti kvalitetne procene budućih kretanja tržišta i poslovanja u toj grani privrede. I tu mislimo na sve oblasti poslovanja, od vlasnika kafića do menadžera multinacionalne korporacije koja obrće milione, čak i na našem tržištu. Boban može da iskoristi ovu opciju i da na osnovu podataka o prodaji kafe i sokova od prošlog leta odluči da li da ove godine proširi letnju baštu, zaposli nove radnike, ili možda proširi asortiman koktelima, usput vodeći računa o fiksnim troškovima koje će doneti takve inovacije.

Forma i(li) suština

Brza i auto­mat­ska ana­li­za po­da­ta­ka iz ta­bele (kliknite za veću sliku)

Excel je jedna od retkih aplikacija u kojoj forma i suština imaju podjednak značaj. Bez obzira na to koliko predano unosite podatke, način na koji ih prikazujete može biti jednako značajan, naročito za nekoga ko se prvi put suočava sa takvim sistemom rada, kao što je novi radnik u Bobanovom kafiću. U verziji 2013 je dodata podrška i za ekrane osetljive na dodir što može olakšati unos, ali i kasnije snalaženje u gomili brojki i slova. Takođe, ako ste menadžer srednjeg nivoa, lako predstavljanje podataka u grafičkom obliku je dragocena opcija koja vam može uštedeti gomilu vremena. Recommended Charts predlaže idealan oblik grafikona prema strukturi podataka koju želite da prikažete kroz „šarenu sliku“ umesto kao dosadnu tabelu, dok će vam Quick Analysis Lens pomoći da u gomili pronađete podatke koji na najbolji način predstavljaju celinu.

Dijalog za formatiranje dijagrama je promenjen, a njegova upotreba pojednostavljena. Dijagrami i grafikoni su dobili i mogućnost animacije aktivirane promenom podataka u matičnoj tabeli, što je zgodno za lagan pregled promena koje će doneti izmena u nekom ključnom parametru poslovanja. Ako pratite poslovanje u nekom vremenskom periodu, Timeline Slicer će vam pomoći da analizirate samo određene intervale, što je važno za poslove u kojima sezonske promene igraju važnu ulogu kao što je, pogađate, ugostiteljstvo.

Omiljena opcija kod korporativnih menadžera – izvedene ili Pivot tabele – inovirana je u najnovijoj verziji Excel‑a. Pored toga što može da vam preporuči tip Pivot tabele prema strukturi podataka, Excel 2013 ima i Add‑in nazvan PowerPivot, koji predstavlja pravi business intelligence alat u malom. Svi koji rukuju velikom količinom podataka će ga obožavati, a poseban dodatak u novom Excel‑u je i Power View, koji omogućava kombinovanje podataka iz različitih izvora i njihov jedinstven prikaz, što je veoma korisno kada konsolidujete poslovne podatke iz više poslovnih jedinica ili čak kompletnih organizacija.

Podelite i sa drugima

Recommended Charts predlaže idealan oblik grafikona prema strukturi podataka koju želite da prikažete (kliknite za veću sliku)

U skladu sa trendovima, tu je i gomila novih opcija za deljenje podataka sa kolegama, uključujući i kontakt preko društvenih mreža, te za kolaboraciju geografski razdvojenih timova. Tu već prelazimo na teren Microsoft Office 365 cloud rešenja, koje predstavlja svet za sebe.

Vratimo se na početak priče. Naš veseli ugostitelj je uspeo da postavi svoj mali biznis na noge i kreira popularan kafić u koji mnogi rado svraćaju, između ostalog i zahvaljujući korišćenju Microsoft Office Excel‑a kao alata za unos i obradu poslovnih podataka. On sada ide korak dalje, planira proširenje posla, u čemu mu takođe mogu pomoći neke od opcija novog Excel‑a koje smo ovde naveli, a služe za prognozu i projekciju budućeg poslovanja. Ako u tome bude uspešan, ko zna, možda će potencijalnim investitorima predstavljati svoj poslovni uspeh baš kroz grafikone napravljene u Excel‑u 2013, jednog dana prodati svoj biznis i posvetiti se ostvarenju svog dečačkog sna – da postane pilot. Čudo jedno šta sve kvalitetna upotreba softverskog alata može da vam donese...

Korisne adrese:

Microsoft
http://www.microsoft.rs