|
Usled pritiska izazvanog željom za povećanjem produktivnosti, klima u savremenim preduzećima ponekad postaje „negativna“. Do pre nekoliko godina se smatralo da je dovoljno kupiti nekoliko računara i povezati ih u mrežu preko koje bi zaposleni razmenjivali dokumente, crteže i druge podatke. Način kreiranja dokumenata je time olakšan, ali se isto tako broj i vrsta dokumenta na kojima zaposleni rade tokom godina povećava, pa prosta razmena fajlova preko deljenih foldera, bilo da se oni nalaze na samostalnim radnim stanicama ili u preduzeću postoji server namenjen skladištenju podataka, često nije dovoljna. Čak i u okruženju u kome se sva dokumenta drže u papirnom obliku postoje sistemi arhiviranja i pretraživanja dokumentacije.
Preduzećima i ustanovama koja podatke čuvaju u elektronskom obliku posao arhiviranja i pretraživanja je mnogo lakši, čak i bez primene nekog (E)DMS rešenja, dok su oni koji su još uvek orijentisani ka tradicionalnim vidovima poslovanja ipak nekoliko koraka iza – pre svega je potrebno prevesti papirnu dokumentaciju u elektronski oblik, pa se zatim treba posvetiti njenom arhiviranju. Ponekad, dokumenta nije potrebno samo napraviti (ili prevesti u elektronski oblik) i kasnije arhivirati, već je potrebno pratiti kada i ko ih je napravio, menjao, odobrio...
EMDS i UniDocs
Spomenuli smo EDMS – akronim označava Enterprise Document Management System, softversko rešenje za kreiranje dokumenata, njihovo povezivanje, publikovanje i arhiviranje. Ovoga puta govorimo o UniDocs-u, domaćem rešenju namenjenom upravljanju dokumentacijom i poslovnim procesima koje već deset godina razvija „OSA Računarski inženjering“ iz Beograda.
UniDocs je namenjen preduzećima različitih veličina, i kao takav je od početka razvijan i implementiran u različitim poslovnim okruženjima. Programski interfejs aplikacije se sastoji iz nekoliko modula – od onih namenjenih serverima, pa sve do plug-in-a za Internet Explorer i klijentskog modula na računaru krajnjeg korisnika. Iako najveći broj dosadašnjih korisnika UniDocs-a pripada grupi srednjih preduzeća i malih poslovnih jedinica sa svega nekoliko zaposlenih, on je svoju primenu našao i u „Telekomu”, u kome opslužuje poslovni sistem koji sačinjava 3500 korporativnih korisnika. Programerima iz firme OSA je pošlo za rukom da u „Telekomu“, pored velikog broja korisnika, u jedinstven sistem povežu i dve baze podataka, od kojih jedna koristi Microsoft SQL, a druga radi pod Oracle-om. Kada je reč o sistemskim zahtevima, oni su sa novom, petom verzijom UniDocs-a postali „veći“ i na klijentskim mašinama je sada neophodan Windows NT, 2000 ili XP.
UniDocs je izrađen tako da zadovolji potrebe administrativnih i poslovnih, ali i tehničkih informacionih sistema. Vrsta fajlova koju možete da pravite, menjate i arhivirate zavisi od aplikacija koje već imate instalirane na računaru, a ne od samog UniDocs-a. „OSA Računarski inženjering“ je autorizovani distributer Autodesk-ovog softvera, pa je iz dobre saradnje proizišla i direktna podrška za Autodesk-ove proizvode u vidu posebnog AutoCad modula. Peta verzija je donela i modul za optičko prepoznavanje karaktera, koji u značajnoj meri olakšava proces prevođenja papirne dokumentacije u elektronski oblik.
Sistem za upravljanje dokumentacijom podržava dokumente različite po nameni i po sadržaju, ali pre korišćenja UniDocs treba podesiti tako da prati dokumentacioni tok, postupke obrade dokumentacije, njihov redosled i opšte procedure rada na radnim mestima. Dakle, jedna od radnji koja spada u podešavanje i prethodi ostalim procesima je imenovanje korisnika, klasa i vrsta dokumenata, projekata, odeljenja u dokumentacionom toku, ključnih reči vezanih za dokumente, a zatim sledi definisanje tokova dokumenata.
Korisnički interfejs klijentskog modula je jednostavan i intuitivan. Vizuelno je podeljen na tri dela: najveći, centralni prostor zauzima radna zona u kojoj su dokumenti, dok dva manja dela radne površine predstavljaju tzv. ulaznu i izlaznu korpu. Administrator ima pregled koja dokumenta se nalaze u kojoj fazi obrade i kod kog korisnika, a može da pravi izveštaje u kojima se za svaki od dokumenata dobijaju podaci o aktivnostima koje su izvršene nad njima, te kada i ko ih je izvršio. Ovo može da bude veoma jednostavan način provere efikasnosti zaposlenih.
Revizije i arhiva
U toku rada čuvaju se sve revizije dokumenta, dok se na samom kraju procesa dokument arhivira – arhivirani dokument je moguće pregledati ali ne i menjati. Pronalaženje dokumenata je olakšano preko velikog broja osnovnih kriterijuma, ali i neograničenog broja kriterijuma koje definiše korisnik. Oglasna tabla je još jedna od opcija koja omogućava da određeni korisnik ili grupa korisnika budu obavešteni o važnim dokumentima i projektima.
Upravo je pravovremena i tačna informacija ponekada neprocenjiva. UniDocs softverski paket pokušava da, pored povećanja efikasnosti u pravljenju i arhiviranju dokumenta, spreči situacije u kojima trpite posledice jer vam neophodni podaci nisu bili dostupni u najkraćem mogućem roku. Na adresi www.unidocs.biz  će biti dostupne demo verzije programa, pa ćete i sami moći da se uverite u efikasnost ovog softverskog rešenja. 
Korisne adrese:
OSA Računarski Inženjering
http://www.osa.rs
|
